Gestão de custos: conheça os benefícios que um sistema ERP pode trazer!

Por Actionsys / julho de 2021

Você sabe se faz uma boa gestão de custos no seu negócio? Essa é uma atividade fundamental para assegurar o desenvolvimento saudável de qualquer empresa. No entanto, nem todos os gestores conseguem exercê-la adequadamente, pois é fundamental contar com um ERP para fazê-lo.

O que é a gestão de custos?

O controle ou a gestão de custos consiste em ter uma boa administração dos gastos ligados à atividade do negócio. Ela é um grande desafio para uma companhia por ocupar muito tempo dos administradores ou colaboradores.

Sendo assim, sua principal finalidade é direcionar o planejamento estratégico de um negócio. O que significa garantir que a empresa melhore a organização de seus custos e os direcione para onde será mais vantajoso.

Com uma boa gestão, por exemplo, a organização saberá qual área demanda mais recursos, bem como onde se pode reduzir custos sem prejudicar o desempenho dos colaboradores.

Ainda há outros objetivos almejados com a boa gestão de custos, como:

Melhor precificação de serviços: conhecer de forma mais precisa seus custos e definir preços que garantam lucros;
Redução de custos: buscar pontos de economia sem prejudicar a qualidade dos produtos ou serviços da empresa;
Realização de melhores investimentos: garantir que o negócio tenha recursos para realizar investimentos e alcançar seus objetivos.

Como saber se a minha gestão de custos está otimizada?

Enquanto algumas entidades não exercem nenhuma gestão de custos, outras têm um controle satisfatório dos custos – mas que ainda pode ser otimizado. Por isso, antes de realizar o controle dos custos, na prática, é relevante que os administradores saibam qual é o nível de qualidade dessa gestão na empresa.

Assim, fazer essa avaliação permite saber onde a empresa está errando na gestão de custos, quais são seus acertos, o controle exercido pelos gestores, entre outras informações relevantes.

Para isso, deve-se aplicar indicadores-chave de desempenho (KPIs) ligados à gestão de custos, métricas aplicadas sobre as atividades e resultados do negócio. Algumas delas são:

Faturamento: consiste em todos os ganhos decorrentes da atividade comercial;
Lucratividade: é uma comparação entre o lucro final da empresa com o faturamento de suas vendas;
Rentabilidade: trata-se da capacidade do negócio de gerar retornos a partir dos recursos investidos;
Índice de Endividamento Geral (EG): mede a dimensão da dívida total (de curto e longo prazo) de uma empresa em relação aos seus ativos;
Margem operacional: resultado operacional da empresa em relação à sua receita líquida. Esse indicador mede a eficiência operacional;
Ticket médio: valor médio das vendas por cliente;
Sucesso em vendas: quantidade de pessoas que se tornam clientes após interagirem com a marca.

É possível que uma empresa tenha um bom faturamento, mas um alto nível de endividamento, por exemplo. Isso demonstra que ela está maior suscetível a riscos e sua sobrevivência está comprometida a longo prazo.

Calcular e acompanhar essas métricas pode ser complexo, além de ocupar muito tempo dos administradores. Por isso, é interessante delegar essa tarefa para um sistema de gestão integrado (ERP). Essa tecnologia possibilita a coleta de dados do negócio, realiza os cálculos, aplica os indicadores e gera relatórios automaticamente para os gestores.

A importância da gestão de custos para a sua empresa

Muitas vezes um gestor acredita que o negócio está indo bem por ter boas vendas, mas acaba com as contas vermelhas no final do ano. Esse fenômeno ocorre justamente pela falta de uma boa gestão de custos, pois alguns deles podem não ser contabilizados, ser mal calculados ou não gerar retornos.

Já que, deixar de aplicar essa gestão é especialmente perigoso para pequenas e médias empresas (PMEs). Elas geralmente têm recursos mais limitados em comparação a negócios de grande porte ou startups que recebem grandes aportes de capital de investidores.

Por outro lado, a empresa aproveita de muitos benefícios ao gerir adequadamente seus custos, como:

Maior controle: administradores conseguirão prever melhor as contas, evitar fraudes, saber precisamente seus custos e os retornos que eles geram, entre outras formas de controle;
Redução de custos: pode-se identificar custos excessivos ou desnecessários, permitindo que o gestor possa reduzir ou eliminá-los;
Crescimento da lucratividade: a redução de gastos aprimora os ganhos do negócio, o que aumenta a reserva de lucros e atrai investidores;
Melhores projetos: a empresa saberá como investir seus recursos mais inteligentemente, fazendo com que os investimentos sejam mais benéficos;
Competitividade: reduzir custos possibilita uma diminuição dos preços ou criação de um diferencial competitivo para seus produtos ou serviços;
Segurança: a entidade poderá criar ou ampliar reservas para emergências, o que maximiza suas chances de sobrevivência perante crises financeiras ou econômicas.

Quais são os tipos de custos de um negócio?

De forma geral, os custos são todos os gastos necessários para realizar as atividades da empresa. Mas esse conceito se divide em diferentes subtipos, sendo importante que o administrador conheça cada um deles para gerenciá-los corretamente.

Diretos

Esse tipo se relaciona ao produto ou solução final, ele é inserido diretamente na contabilidade dos produtos, é mensurado de forma mais fácil e não é preciso fazer rateio para calculá-lo. Alguns dos custos diretos são:

Mão de obra envolvida na produção;
Equipamentos e aparelhos;
Matéria-prima e insumos;
Embalagem.

Dessa maneira, dentro dessa categoria se encontra o custo direto unitário, em que se contabiliza o consumo de materiais e as horas trabalhadas por cada funcionário. Na prática, os custos das horas trabalhadas são somados com o valor de insumos e, após, divide-se o montante pelos bens produzidos em um período.

Indiretos

Os indiretos são mais difíceis de serem divididos por cada unidade produzida. Por exemplo, não é viável calcular a quantidade exata de eletricidade usada em cada bem produzido ou serviço prestado.

Sendo assim, nesse caso é viável usar o método do rateio, em que se define um valor aproximado para chegar ao custo de produção de cada unidade. Por exemplo, o administrador divide o gasto com energia elétrica do mês por cada mercadoria produzida naquele período.

Exemplos desse tipo de custos são:

Conta de energia elétrica, água, telefone e internet;
Equipamento de escritório;
Aluguel do espaço;
Manutenção;
Seguros.

Fixos

Aqui estão os custos que são contínuos e não variam dependendo da quantidade de vendas efetuadas no mês. Veja alguns deles:

Aluguel do estabelecimento;
Manutenção de equipamentos ou máquinas;
Planos contratados, como de internet ou telefone;
Salário dos colaboradores — desconsiderando comissões de vendas ou bônus por produtividade.

Variáveis

Como o nome indica, os custos variáveis mudam conforme o nível de produção ou vendas da empresa. Assim, quanto mais os funcionários conseguirem vender, por exemplo, maiores serão os custos variáveis. Confira exemplos:

Matéria-prima usada na produção;
Bônus e comissões dos colaboradores;
Gastos com entrega ou locomoção dos colaboradores.

Fique atento aos principais erros cometidos no controle de custos!

Outro conhecimento fundamental para fazer uma boa gestão dos custos é entender quais são os erros mais comuns cometidos pelos administradores. Ademais, essas mesmas falhas são as mais prejudiciais para o controle de contas da empresa. Nos tópicos seguintes listamos as principais delas e explicamos seus impactos.

Não ter um planejamento financeiro

Planejamento financeiro empresarial é um conjunto de ferramentas, controles e ações que gerenciam os recursos financeiros de uma organização. Por exemplo, os elementos presentes no documento são diagnóstico da situação atual do negócio, projeção de receitas e despesas, previsão de cenários, definição de metas globais, entre outros.

Deixar de realizar esse planejamento acaba deixando a empresa à mercê da sorte, pois o gestor não sabe a situação das contas atuais ou no futuro.

Precificar erroneamente

Há gestores que baseiam o preço de seus produtos ou serviços apenas na sua experiência ou no valor praticado pelos concorrentes. Esse é um grande erro, pois cada negócio tem seus próprios custos, estrutura, diferenciais e outras particularidades. É viável ter preços maiores que os demais do mercado, desde que você ofereça um diferencial que justifique esse aumento, por exemplo.

Não gerir o lucro eficientemente

Quando um negócio dá bons lucros, os gestores podem não estar preparados para utilizar esse lucro adequadamente. Sendo assim, eles podem fazer investimentos que acabam gerando muitos custos ou não contribuem para o desenvolvimento do negócio.

Imagine que uma empresa adquira mais maquinário sem que haja aumento da demanda pelo público, essa situação elevaria os custos e geraria um excesso de produção. Assim, a decisão mais inteligente é investir em soluções que reduzam seus gastos, otimize suas operações, melhore sua tomada de decisões e os próprios lucros, como a implantação de um ERP.

Deixar de controlar o fluxo de caixa

Fluxo de caixa é o ato de controlar todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa. Essa movimentação de capital deve ser detalhadamente conhecida pelos administradores para que eles evitem fraudes, bem como identifiquem as maiores fontes de receita e custos.

Essa gestão também permite fazer a previsão do fluxo de caixa, ou seja, projetar as entradas e saídas em um momento futuro. Assim, o gestor saberá se tem condições de cumprir suas dívidas no futuro, por exemplo.

Negligenciar o controle do estoque

Deixar de gerir os produtos, mercadorias e insumos do negócio aumenta os custos e prejudica os lucros. Sendo assim, o excesso de estoque diminui o capital de giro do negócio e pode aumentar os custos de estoque físico, ou até mesmo perdas com itens armazenados.

Por outro lado, a falta de produtos gera uma ruptura de estoque, um fenômeno onde o cliente não encontra o que deseja comprar — eles se retiram insatisfeitos ou adquirem no concorrente. A escassez de itens essenciais para o trabalho também pode prejudicar a produtividade dos colaboradores.

Como fazer o controle de custos com um sistema ERP?

ERP engloba uma tecnologia completa que auxilia a empresa em diferentes áreas do negócio, como vendas, atendimento, estoque, finanças, controladoria, entre outras.

Por isso, no que diz respeito aos custos, um ERP coleta informações automaticamente do negócio, aplica os dados nas métricas adequadas e disponibiliza relatórios gerenciais que serão úteis para a tomada de decisão.

Além disso, facilita a geração do relatório de fluxo de caixa e sua previsão, controla o estoque, auxilia na precificação, ajuda na elaboração de um planejamento financeiro e alcance de seus objetivos financeiros, entre outras funcionalidades.

Como se não bastasse, um ERP ainda dispõe de vários benefícios que reduzem os custos do negócio ou fazem com que eles sejam melhor aproveitados. Veja 5 deles:

Automação: várias atividades podem ser realizadas automaticamente pelo sistema, minimizando ocorrência de erros e retrabalho que geram custos;
Produtividade: graças à automação, os colaboradores poderão se dedicar às atividades mais estratégicas. Os custos são reduzidos pelo fato dos funcionários agregarem mais valor a cada hora trabalhada;
Vendas: o ERP inclui um sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM), que aprimora a atração e retenção de clientes. Esse módulo ajuda nas finanças ao reduzir o custo de aquisição por cliente (CAC);
Escalabilidade: será possível expandir as atividades do negócio sem aumentar os custos na mesma proporção;
Integração: todas as áreas do negócio trocarão informações automaticamente, eliminando a necessidade de transferir dados manualmente entre setores e sistemas.

Entretanto, é importante não confundir essa tecnologia com simples planilhas Excel, sendo uma ferramenta bastante limitada. O ERP, por sua vez, trata-se de um sistema com recursos desenvolvidos e personalizados especialmente para satisfazer as necessidades de uma empresa.

Como com a Actionsys para desenvolver a sua gestão de custos

Conte com a Actionsys para aproveitar das vantagens do ERP. Somos uma empresa de consultoria, sistemas e processos que auxilia tanto empresas nacionais como multinacionais, sejam elas startups, de micro, pequeno, médio ou grande porte.

Oferecemos soluções, experiências de negócios, tecnologias e outros serviços especializados que aprimoram a gestão da sua empresa de diferentes formas. Um dos ERPs oferecidos pela Actionsys é o SAP Business One (SAP B1), um sistema de fácil acesso, transparente, intuitivo e descomplicado.

Portanto, com ele, você poderá definir um fluxo claro de processos e evitar que colaboradores fiquem limitados por travas excessivas no sistema.

Essa tecnologia ajuda no controle de estoque e distribuição, garante controle total das finanças, apoia o aumento da fidelidade dos clientes, otimiza suas aquisições, aumenta sua visão sobre a empresa, entre outros benefícios.

Além de auxiliá-lo na gestão de custos, a Actionsys valoriza o lado humano junto à consultoria de sistemas e processos. Nossos profissionais prezam pela inovação, atendimento humanizado e de qualidade, ética e integridade na sua prestação de serviços.

Conheça mais sobre os serviços da Actionsys e como podemos ajudá-lo no desenvolvimento saudável do seu negócio!