Solução ERP: passos importantes para implementação em unidades franqueadas

Por Actionsys / dezembro de 2020

Investir em soluções ERP para franquias é uma necessidade para se manter competitivo junto ao mercado. Mais do que isso, é essencial para dispor de uma padronização de todos os produtos e serviços oferecidos.

Quando pensamos em um sistema de franqueados, o que se espera é que exista uma mesma forma de se realizar cada processo. Do atendimento ao pagamento, da cobrança à venda, da entrega ao contato com fornecedores etc.

Visando alcançar este padrão e excelência, diversas são as organizações que estão investimento em sistemas que apliquem esse conceito. A ideia principal é que o consumidor receba o mesmo tratamento independentemente da unidade escolhida.

Para entender mais sobre as soluções ERP disponíveis, para que servem e como funcionam, acompanhe este texto. Aqui você poderá conferir os tipos, alguns exemplos práticos e, principalmente os passos mais importantes na hora de implementar esse sistema.

O que é uma solução ERP?

O foco de uma solução ERP está na aplicabilidade de um sistema que visa facilitar as atividades rotineiras da empresa e padronizar seus processos. Dessa forma, uma solução ERP é um sistema de gestão empresarial que também atende companhias de pequeno e médio porte.

Sendo assim, todos os dados da empresa são colocados em um mesmo aplicativo, o qual fica responsável por armazenar e organizar as informações. Por consequência, todos os departamentos de uma organização se beneficiam dessa solução, já que existe a possibilidade da aplicação de módulos distintos para cada setor.

Importante ressaltar que em muitos dos casos, os módulos são vendidos separadamente, possibilitando que a empresa adquira apenas o que a interessa!

Funcionalidades de uma solução ERP

As funcionalidades ofertadas em um solução ERP fazem com que as análises de dados sejam realizadas de forma prática e ágil, uma vez que todas as informações estão armazenadas em um mesmo local.

O SAP Business One, uma das principais solução ERP do mercado, dispõem de diversas aplicações úteis para a rotina das empresas, como:

Gestão Financeira;
Gestão de Vendas e Clientes;
Controle de Compras e Estoque;
Análises e Relatórios;
Recursos Específicos de Setor;
Mobilidade;
Plataforma In-memory;
Acessibilidade;
Road Map de evolução do sistema.

Saiba como implementar uma solução ERP em unidades franqueadas

Como toda mudança, a implementação de uma solução ERP deve ser feita em etapas. Sabendo disso, é interessante entender quais são cada um dos passos necessários para que a implantação seja efetiva e traga benefícios à empresa. Abaixo você poderá conferir quais são os seis passos principais para não cometer nenhum erro nesse momento!

1. Mapear Processos

Você já entendeu que o intuito de uma solução ERP é organizar e otimizar as tarefas de uma organização. Sendo assim, antes de iniciar a implementação dele, é preciso analisar seus processos atuais. Nessa primeira etapa, se faz necessário entender como que os franqueados trabalham e quais são as principais funcionalidades requeridas.

Assim, pode-se identificar pontos de melhoria e colocá-los no sistema. Somente dessa forma, você realmente irá permitir um aperfeiçoamento de seus processos e um verdadeiro benefício à companhia.

2. Planejar a Transição

Na hora de iniciar a transição para uma nova solução ERP, é preciso calma, cuidado e atenção. Por envolver diversos processos, são vários os pontos que devem ser analisados e considerados. Para isso, o ideal é criar um plano de ação. Este plano deve conter datas, atividades e quais são os responsáveis por cada uma delas.

Em muitos casos, opta-se por fazer a transição aos poucos, uma unidade por vez. Essa estratégia permite que a empresa vá se acostumando aos poucos à nova ferramenta, sem que haja gargalos no processo.

3. Comunicar a Mudança

Um passo muito importante no momento de transição é o de fazer a correta comunicação à toda a equipe. Isso porque a implementação é um processo delicado, e que deve contar com o apoio de todos para ocorrer de maneira correta e eficiente.

Para isso, é interessante que esse diálogo ocorra de forma natural e, de preferência, logo no início do processo. Todos devem saber o que irá acontecer, bem como seus papeis dentro do plano de ação. Somente assim, a equipe se verá preparada para enfrentar esse desafio tranquilamente.

4. Invista em Treinamento

Com a equipe em sintonia com a direção, está no momento de iniciar os treinamentos da ferramenta. Normalmente, alguns colaboradores chave são escolhidos para ter um curso mais completo. Eles costumam ser os embaixadores da solução ERP dentro da companhia, a fim de tirar dúvidas e auxiliar os outros.

Quanto aos demais, é possível realizar treinamentos mais completos ou mais superficiais, focando apenas em suas atividades do cotidiano. Em ambos os casos, porém, é preciso ter certeza que o conteúdo passado seja absorvido por completo.

5. Monitorar os Resultados

Após a comunicação, o treinamento e a implementação da solução ERP, está na hora de monitorar os resultados. Esse é um passo importante, pois, mesmo com os pontos acima, é normal que haja dúvidas e alguns erros. É aqui que eles serão sanados!

Para isso, é imprescindível que se monitore a interação de cada franqueado com o sistema. Muitas vezes o problema de um é familiar aos outros, o que pode tornar necessário mais uma rodada de treinamentos, ou ainda um acompanhamento presencial.

6. Reforçar a Manutenção

Quando se fala em manutenção no contexto de uma solução ERP, o foco está tanto no acompanhamento dos usuários, como nos processos da empresa e na ferramenta em si.

Sendo assim, é interessante promover uma reciclagem sempre que preciso — especialmente ao se perceber falhas constantes. O correto manuseio da plataforma é o que permite que ela trabalhe com maior grau de eficácia.

Utilize o SAP B1 como solução ERP em suas franquias

Para quem pretende implementar uma solução ERP em sua franquia, o SAP Business One é a melhor alternativa. O software é completo e atende às demandas necessárias para o setor. Se feita com especialistas, a implementação é simples e ágil, além de trazer inúmeros resultados financeiros, logísticos e de produtividade.

Pensando nisso, se faz necessário contar com parceiros que possibilitem essa transição da melhor maneira possível. Afinal, qualquer momento de mudança é complicado, ainda mais quando se fala de uma grande base de franqueados

A Actionsys é uma empresa que está há mais de 10 anos no mercado, oferecendo soluções para os mais diversos setores. Para franquias, você pode se beneficiar com plataformas completas, que auxiliarão a implementar novas tecnologias à organização e seus parceiros.

Ficou interessado? Entre em contato com um especialista da Actionsys para mais informações.