Qual tecnologia jurídica tirará seu escritório da “Era das cavernas”?

Por Actionsys / fevereiro de 2022

Novidades tecnológicas vêm transformando o mundo e não está sendo diferente com a área jurídica, que está buscando aumentar a produtividade, eficiência, segurança e reduzindo custos. A tecnologia jurídica evoluiu aceleradamente nos últimos anos e, agora, há diversas tendências que podem ser aproveitadas pelas empresas para otimizar esse setor.

Muitos gestores não compreendem a importância do assunto ou quais tecnologias devem ser adotadas, e deixam de modernizar seus negócios por estarem desinformados. Este não será o seu caso. Para evitar esse problema, trouxemos este conteúdo para explicar quais são as melhores tecnologias para um escritório jurídico e até mesmo a opinião de um profissional da área. Confira!

Como a tecnologia jurídica pode ajudar seu escritório?

O setor jurídico é marcado pela complexidade da lei e a burocracia do Poder Público, o que exige organização dos profissionais da área para exercerem suas atividades com perfeição. No entanto, muitas vezes os juristas gastam muito tempo organizando documentos, o que prejudica sua produtividade e eficiência.

Esse problema pode solucionado com tecnologias de automação. Por exemplo, um sistema de gestão especializado realiza automaticamente várias atividades manuais e burocráticas do escritório, incluindo organização dos recursos, demandas, finanças, entre outras.

Outra dificuldade enfrentada pelos profissionais do Direito é a busca constante por documentos, o que também pode ocupar muito tempo do pessoal. Nesse caso, uma boa plataforma unificará todas as informações em um único ambiente, permitindo que você encontre qualquer dado rapidamente.

Com a ajuda da tecnologia jurídica em atividades de perfil manual e/ou repetitivo, você conseguirá se dedicar a atividades mais estratégicas, como atendimento aos seus clientes, estudo de casos, elaboração de estratégias etc.

Quais as principais tendências de tecnologia jurídica para 2022?

Existem várias tecnologias disponíveis no mercado, mas algumas estão em evidência e prometem ser a chave para a modernização de escritórios de advocacia. Veja as vantagens e exemplos práticos das principais tendências de tecnologia jurídica a seguir:

SAP B1

SAP Business One — ou SAP B1 — atualmente é a principal tendência tecnológica para o futuro dos escritórios de advocacia. Esse é um sistema de gestão integrado (ERP) que ajuda na rotina do escritório em diferentes áreas, sendo que sua finalidade principal é a de simplificar, otimizar e unificar todas as informações. Com ele, você terá uma visão mais completa, detalhada e transparente de todo o negócio.

Apesar do SAP B1 ser uma ferramenta bastante ampla que pode ser aproveitada por negócio de variados setores, ela possui um módulo específico para escritórios de advocacia. As principais funcionalidades são:
agendamento e controle dos prazos processuais, vencimentos de fatura, audiências e mais;
cadastro e centralização das informações dos clientes, podendo limitar o acesso a usuários específicos;
controle amplo das finanças (custas processuais, despesas do escritório, contas a receber etc.);
registro de cada processo e etapas para garantir a produtividade e padronização dos colaboradores. Também é possível criar análises para avaliar o desenvolvimento dos processos;
acesso a relatórios personalizados com dados detalhados sobre todo o escritório (finanças, atendimentos, marketing, contabilidade etc.);
gestão de timesheet;
gestão de documentos;
integração com os tribunais de todo país.

Análise de cibersegurança

O armazenamento de dados em ambientes virtuais torna esse tema cada vez mais importante. Isso ocorre pelo fato de que houve um aumento no volume de ciberataques nos últimos anos. Por exemplo, hackers criptografaram mais de 1,2 mil máquinas virtuais do STJ em 2020.

Essa crescente ameaça gerou novas legislações sobre o assunto — como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) — e o desenvolvimento de novas ferramentas de cibersegurança. Na prática, o escritório deve adotar um ERP que se preocupe com a proteção dos dados e utilize tecnologias de ponta para garantir a segurança da informação.

A mesma empresa que dispõe do SAP B1 poderá fazer um diagnóstico detalhado sobre a situação da segurança da informação e gerar um plano para realizar adequação à LGPD. Além de usufruir de ferramentas de proteção, a empresa saberá como garantir o compliance para evitar multas ou desgaste de imagem perante o mercado.

Soluções de infraestrutura de TI

Essa solução não consiste somente em uma tecnologia, mas em um conjunto de inovações que serão delegadas para uma empresa especializada. O trabalho do advogado é bastante complexo e é importante que ele receba o apoio de uma empresa especializada em alocação de profissionais de TI e disponibilização de um sistema de infraestrutura.

Assim, os profissionais poderão se dedicar ao seu core business (foco principal do negócio). Para isso, é importante que a solução contratada englobe:

e-mail em nuvem;
terceirização da impressão;
auditoria e gestão de riscos;
digitalização de documentos;
redes de dados Wi-fi e cabeada;
Robot Process Automation (RPA);
monitoramento do ambiente de TI;
consultoria para segurança da informação;
revisão de planos como telefonia e link de dados;
terceirização do suporte ao usuário (Service Desk);
alocação de profissionais de suporte, segurança e gestão de projetos.

O que os profissionais da área têm a dizer sobre tecnologia jurídica?

Antes de adotar qualquer tecnologia, é importante saber o que os profissionais da área de tecnologia jurídica têm a dizer sobre o assunto. Antonio Romano, profissional com mais de 20 anos de experiência nessa área, traz um insight importante sobre o tema. Ele afirma que, de forma geral, a “ideia de utilizar a tecnologia jurídica é facilitar a vida das pessoas”.

No entanto, ele traz uma observação importante sobre o tema: “às vezes, os escritórios e os departamentos (jurídicos) se iludem com a ideia de simplesmente colocar um sistema sem antes fazer uma revisão dos seus processos de trabalho.” De acordo com ele, a pessoa se frustra porque criou uma grande expectativa da tecnologia, mas não tomou alguns cuidados no processo.

A tecnologia jurídica é crucial para garantir a sobrevivência do escritório de advocacia no mercado, especialmente em um momento de concorrência acirrada. Mas é importante que você conheça as tecnologias que serão implementadas em seu escritório assim como se adaptar a esta nova ferramenta. Só assim será possível desfrutar ao máximo do serviço e otimizar sua área jurídica.

Para isso, é indispensável conferir toda a entrevista com o Romano para aprender mais sobre o tema e garantir que o processo seja bem-sucedido!