Processo de Recebimento de Mercadoria nas Indústrias

Problemas como:

• Falta de controle dos arquivos XML
• Emissão de notas contra a empresa sem o seu conhecimento
• Operações não manifestadas
• Recebimento de XML cancelado
• Multa por falta de arquivo físico…

São problemas mais comuns do que deveriam ser nos processos diários das empresas.

O recebimento de mercadorias é um processo crucial no dia-a-dia das indústrias. Ele tem impacto direto no planejamento e no desempenho da linha de produção – um insumo não recebido corretamente pode parar sua fábrica, simples assim.

Além disso, ele pode impactar no seu financeiro, pois pode gerar até mesmo multas a pagar, além de cobranças indevidas, custos com devoluções… e por aí vai.

Então, dedicar um tempo para estudar como esse processo acontece hoje na sua indústria e repensar esse fluxo, vale muito a pena…. mas, o que devemos considerar?

Vamos lembrar que todo esse procedimento nasce na elaboração correta dos pedidos de compras. Padronizar esses pedidos, criando uma identidade da empresa já vai ajudar bastante. Pedidos elaborados de forma que não gerem dúvidas no momento de receber essa mercadoria vão trazer um ganho não só na diminuição de tempo de busca, mas também na redução da margem de erro de recebimento.

Então, uma vez reestruturada a maneira de se elaborar as compras, podemos passar a pensar nas validações das notas de entrada emitidas contra sua empresa.

Realizar a busca dessas notas de maneira automatizada e antecipadamente, ou seja antes da mercadoria chegar à sua porta, também vai nos permitir reduzir custos de entregas indevidas ou de notas emitidas de maneira errada (aqui estou falando de erros fiscais, impostos incorretos, classificações equivocadas….).

Pensa comigo: se eu conseguir recusar uma nota errada antes da mercadoria chegar no meu portão, consigo melhorar minha qualidade de recebimento E agilizar meu processo financeiro – já que não vou ter de correr atras de corrigir o erro depois do processo finalizado na minha expedição e, além disso, não tenho mais o risco de perder prazos de pagamento ou mesmo pagar notas erradas e correr o risco de arcar com esse custo, certo?

Vamos tentar ilustrar o que estou falando?

Aqui vou te mostrar um processo padrão de muitas indústrias, onde o recebimento físico da mercadoria acontece antes dessas validações:

Ou seja, qualquer ajuste ou correção, só pode acontecer depois do fato consumado – já recebi o que não deveria ter recebido por erros diversos e agora, tenho de correr atrás do prejuízo para arrumar – e pra isso gero custos extras como mais funcionários para realizar apurações e correções, tempo gasto em atividades geradas por erros….

Agora, vamos ver isso de outra forma:

Ficou mais claro?

O que ganhamos:

• Indicação antecipada de divergências, minimizando a necessidade de correções de documentos fiscais devido a erros na entrada;
• Agilidade no processo de planejamento logístico de recebimento de mercadorias: Eliminação das paradas de recebimento e/ou sobrestadia;
• Redução de custo para execução do processo de recebimento da NF-e, CT-e e NFS-e;
• Redução do custo para internalização da NF-e/NFS-e no seu sistema de gestão
• Aumento da produtividade e da qualidade do seu contas a pagar.

Quer saber mais como fazer isso ou que ferramenta pode te ajudar? Vem conversar com um dos especialistas da Actionsys.

E se você quer compreender melhor como definir o recebimento de mercadoria você também pode gostar deste artigo: “Dicas para você definir o recebimento de mercadoria”.