Gestão Acadêmica: Como os principais recursos do SAP B1 contribuem para o setor de educação

A grande maioria das escolas e universidades já entenderam a necessidade de contratar um sistema de gestão acadêmica, dado que a tecnologia tem se mostrado uma grande aliada no setor de educação.

Hoje, entre soluções robustas e outras mais simples, são diversas as opções disponíveis no mercado. Em momentos como esse, entretanto, é preciso entender as vantagens de cada ferramenta para que os gastos iniciais se tornem verdadeiros investimentos no futuro.

Além disso, também se faz necessário analisar as possibilidades entre a união dos portais administrativo e pedagógico. É essa colaboração entre os sistemas que dará às instituições de ensino uma gestão acadêmica precisa.

Ficou interessado nesse assunto? Então continue lendo para verificar quais os benefícios de apostar no sistema SAP B1.

7 Benefícios do SAP B1 para a gestão acadêmica

Diversas são as vantagens de possuir um sistema como o SAP B1 trabalhando junto com a Gestão Educacional Gennera em uma escola ou universidade. Ainda assim, algumas se destacam, comprovando a eficácia do software na rotina diária de um centro de educação. Confira abaixo quais são elas.

1 – Adaptável às suas necessidades

A primeira vantagem de se utilizar o SAP B1 como seu sistema de gestão acadêmica está em sua adaptabilidade. Afinal, instituições de ensino necessitam de soluções desenhadas especificamente para o setor educacional.

Felizmente o SAP Business One se destaca nesse sentido, dado que o software é composto por vários módulos, onde cada instituição de ensino pode escolher as funcionalidades que deseja aplicar a cada usuário, de acordo com suas necessidades.

Isso, por consequência, facilita a organização dentro do sistema, uma vez que todos os recursos inseridos nele tem relevância para seu negócio.

2 – Aquisição e retenção de alunos

Um dos processos fundamentais para o desenvolvimento das instituições de ensino é a busca por novos alunos. Ao início de cada semestre, há a necessidade de conseguir novos estudantes, assim como manter aqueles já matriculados.

Para tanto, é importante haver uma uniformidade no atendimento. O que é possível através de um sistema de gestão acadêmica que possua módulos próprios para isso, como, por exemplo, a matrícula online.

A centralização dos dados leva melhorias ao relacionamento com os alunos. Através desse sistema, as adversidades, sejam elas financeiras, matriculares ou outras, são facilmente resolvidas, promovendo uma maior satisfação de todos.

3 – Comunicação interna

Da mesma forma que o relacionamento com os alunos deve melhorar, a comunicação interna deve seguir eficiente. Afinal, é impossível apresentar um bom resultado a seus clientes se os dados não fluem corretamente dentro da empresa.

O que permite essa melhora no diálogo é a integração entre departamentos que um sistema de gestão acadêmica oferece. Com todos eles unidos, cada um em seu módulo, não há desencontros nem perdas de informação.

Na prática, o que torna essa funcionalidade ainda mais atrativa é a clara redução de problemas como filas na secretaria, demora nas buscas por documentos e perdas ou vazamento de informações.

4 – Facilidade na tomada de decisões

Toda melhoria na comunicação interna permite uma organização muito mais competente dos dados da instituição de ensino. Com isso, analisar essas informações se tornará uma tarefa muito mais simples.

Automatizar a gestão acadêmica permite que o tomador de decisão possua uma visão muito mais ampla de todo o processo. Através de um único sistema integrado, ele poderá, por exemplo, analisar dados financeiros, comerciais e de aquisição de novos alunos.

Ainda que pareça apenas uma solução para otimização do tempo, é muito mais que isso. Com essa agilidade nas decisões, é possível estar à frente da concorrência e adquirir uma vantagem estratégica no mercado, além de viabilizar um grande avanço tecnológico de sua instituição.

5 – Melhoria dos processos

Contar com um sistema de gestão acadêmica como o SAP B1 – Gennera é, conforme dito acima, um investimento. E isso é ainda mais claro ao visualizar os processos de uma instituição, principalmente aqueles diretamente influenciados pela adoção do sistema.

O primeiro indicativo a ser notado aqui é a diminuição de erros. Com a integração dos módulos e correto treinamento dos colaboradores, os procedimentos passam a ser muito mais eficazes e realizados em muito menos tempo.

Assim, com as engrenagens da empresa funcionando corretamente, o tempo passa a ser melhor aproveitado. Em vez de perder horas para unificar os dados em uma planilha, por exemplo, é possível consegui-la em poucos cliques.

6 – Foco no core business

Já que a otimização de processos é o assunto da vez, vale destacar que, por meio de um sistema de gestão unificado, boa parte deles podem ser automatizados. E além de adicionar agilidade à rotina da instituição, isso também significa torná-la mais estratégica.

Através de programação e criação de protocolos, o sistema de gestão acadêmica saberá o que fazer em determinadas situações. Com isso, os colaboradores deixarão de perder horas de trabalho com funções extremamente manuais e repetitivas.

A partir de agora, eles poderão ser remanejados para auxiliar em processos que realmente precisem de sua capacidade. De modo geral, há melhor aproveitamento dos recursos humanos da instituição.

7 – Redução de custos

Até agora, tudo parece muito bom, e a escolha por um sistema de gestão acadêmica se mostra como a melhor opção para instituições de ensino. É preciso, entretanto, falar de custos —de aquisição, implantação e manutenção — para verificar a viabilidade do processo.

Através da adoção de um sistema de gestão integrado a um sistema de gestão acadêmico, retrabalhos e erros ocorrerão cada vez menos. Ao mesmo tempo, a automatização e o processo de machine learning permitirão que o sistema esteja sempre evoluindo.

Isso permitirá que a instituição se mantenha em conformidade, tanto com os órgãos fiscais quanto com o MEC, e ainda promoverá a satisfação dos maiores responsáveis pelo sucesso de universidades e escolas – os alunos.

Outro benefício que pode ser observado é a possibilidade da cobrança através do cartão de crédito com uma taxa fixa para a instituição de ensino. Ao invés do modelo tradicional de “cobrança percentual” para cada transação do cartão de crédito. Ou seja, a transação do cartão de crédito passar a ter um custo fixo em reais, independentemente do seu valor.

Além disso, a cobrança em cartão de crédito reduz muito, podendo até eliminar, a inadimplência por esquecimento, afinal a mensalidade passa a ser cobrada do cliente no cartão de crédito através da modalidade recorrência, similar à Netflix e Spotify. Outra vantagem da cobrança no cartão em recorrência é que não toma mais do que uma mensalidade do limite do cartão do cliente.

Também vale reforçar que SAP Business One é direcionado às necessidades da gestão acadêmica, é um sistema totalmente hospedado na nuvem. Assim ele traz economia de tempo e recursos financeiros nos processos de manutenção, uma vez que a instituição não precisará investir em infraestrutura interna.

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Todo o mercado tem se movimentado para se transformar digitalmente, o que aumenta suas necessidades de investir em um sistema de gestão acadêmica completo para sua instituição.

Para tanto, confie no SAP Business One, um produto pensado especialmente para empresas em crescimento. Hoje, ele é utilizado por mais de 65 mil empresas espalhadas em mais de 170 países. É o sistema mais indicado para sua situação.

O ERP é oferecido pela Actionsys, que faz a implantação e dá todo o suporte para que universidades e escolas colham os melhores resultados dessa solução.

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