Sistema ERP: Os 10 erros que a sua empresa não deve cometer ao implantar um
Investir em um sistema ERP é o primeiro passo para as empresas que planejam crescer frente o mercado. Especialmente, quando pensamos em estar preparados para superar os obstáculos do mercado com o auxílio da tecnologia.
Entretanto, a fase de implementação dessa nova ferramenta pode ser bastante problemática. Existem grandes chances de haver situações desconfortáveis, principalmente quando não se conta com o suporte necessário.
Para não passar por isso, aqui você encontrará os 10 erros mais comuns na hora de implantar um sistema ERP. Fique atento a cada um deles para não os cometer e trazer prejuízos para a sua companhia!
1. Pouco conhecimento da solução
O primeiro erro que grande parte das empresas comete é também um dos mais perigosos. Afinal, é de praxe conhecer a solução antes de implementá-la, ainda mais em uma empresa.
Por conta disso, se sugere que haja bastante comunicação no momento de implantar um sistema ERP. Se reúna com possíveis fornecedores, faça perguntas, tire suas dúvidas.
Lembre-se: ainda que seja comum ter pressa nesse processo, é preciso calma para tomar a decisão correta! De nada adiantará fechar com a primeira empresa a te apresentar o projeto e ter um software que não atende a suas necessidades.
Acesse nosso artigo sobre o melhor sistema de ERP para a sua empresa para saber qual opção se adéqua mais a sua realidade!
2. Pensar apenas no preço do software
Outra dica simples, mas que pode fazer total diferença em sua rotina de trabalho é não olhar apenas o preço da solução. Como tudo atualmente, há uma grande concorrência nesse setor e diversas companhias ofertam o produto a você.
Isso não quer dizer, entretanto, que todas elas são boas e que os sistemas são realmente úteis. Por isso, é preciso voltar ao primeiro tópico dessa lista e tirar todas as dúvidas que possam aparecer.
Mesmo que você não possa investir muito, não adianta decidir por uma solução apenas por seu custo. Em alguns casos, cabe esperar um pouco mais para poder optar pela melhor alternativa para você e sua organização.
3. Falta de planejamento para a mudança
Com a escolha feita, está na hora de preparar a mudança de uma plataforma para outra. Ou ainda, de nenhuma plataforma para a escolhida. E esse momento pode ser bem mais caótico do que parece.
Ao contrário do que muitos pensam, não é apenas desplugar de um sistema ERP e conectar em outro. Há diversas adaptações que devem ser feitas, assim como a transferência dos dados do antigo para o novo.
Assim, planejamento é mais do que essencial nessa etapa do processo. Novamente, o ideal é manter uma comunicação constante, não somente com o fornecedor, mas também com sua equipe. Quanto mais colaboradores tiverem conhecimento sobre o software, melhor será essa atualização!
4. Decisões unilaterais durante a implantação
Em algumas empresas, é comum que a escolha por um novo ERP seja feita apenas pelo departamento de TI. Ainda que eles tenham sim o conhecimento técnico sobre a solução, outros departamentos também devem ser consultados.
O motivo disso está na maneira como cada um deles irá dialogar com o software, visto que há necessidades diferentes em jogo. O departamento de logística pode precisar de um ponto específico, enquanto o de vendas se preocupa com outro.
Assim, o ideal é que haja um equilíbrio entre as necessidades das mais diversas áreas. A solução que melhor servirá para a organização será aquela que agradar ao máximo os setores desta!
5. Carência de treinamento para os funcionários
Anteriormente, foi dito que toda a equipe da companhia deve estar informada sobre o processo de mudança. E isso não é à toa, já que todos eles terão, de alguma forma, contato com a nova ferramenta.
Sabendo disso, o ideal é que haja treinamentos para todos os setores da empresa. Dessa maneira, todos eles estarão aptos a interagir com o novo sistema ERP e suas diferentes funcionalidades.
Geralmente, faz-se o treinamento completo com ao menos uma pessoa de cada departamento. Assim, todos os setores terão um colaborador com todo o conhecimento do software em caso de dúvidas.
6. Não analisar a qualificação dos fornecedores
Nenhuma empresa se arrisca a implementar um novo ERP de forma autônoma, principalmente pelos riscos ligados à ação. Dessa forma, contam com parceiros que forneçam a solução e prestem suporte.
Com isso em mente, é preciso que, desde o início, seja avaliada a qualificação dos possíveis fornecedores. Quais são seus clientes e suas credenciais, como trabalham e qual sua equipe? São perguntas boas para se começar.
Por meio deste conhecimento, você terá mais segurança para fechar negócio com uma empresa séria e confiável. Lembre-se que, essa será uma parceria para muitos anos.
7. Baixos investimentos em segurança
Para falar de segurança e sistema ERP, vamos utilizar duas vertentes do tema. As duas se complementam e se auxiliam para garantir que os dados da companhia estejam sempre a salvo.
A primeira se refere aos fornecedores e às políticas de confidencialidade que estes devem apresentar. Leve em consideração que eles terão acesso a todos os seus dados e, portanto, devem ser confiáveis.
A segunda está ligada aos colaboradores da própria companhia e à forma como eles lidam com os dados. Além da mesma confidencialidade, é preciso que haja um back-up constante para evitar a perda ou roubo de informações.
Caso a sua empresa não se preocupe com nenhum dos pontos mencionados, vocês provavelmente terão sérios problemas. Ao começar com a questão de armazenamento e coleta de dados.
Para saber mais sobre como um sistema ERP deve se adequar aos impactos previstos pela LGPD, acesse aqui!
8. Esquecer da manutenção e do suporte contínuo da ferramenta
Como dito alguns parágrafos acima, a parceria entre a sua empresa e o seu fornecedor deverá durar por um período considerável. Mas, para isso, o fornecedor não pode apenas se preocupar com a implementação do sistema ERP. Muito mais do que isso, é preciso foco também no pós-venda, no suporte e na manutenção deste.
Por conta disso, se assegure que todos esses itens estão inclusos em seu contrato. Estes são, afinal, os principais pontos que possibilitam uma parceria duradoura e com frutos para ambos os lados.
Se preferir, coloque em contrato também itens específicos de sua companhia. Exemplos para isso podem ser a quantidade de chamados de suporte, a agilidade no atendimento e a taxa de respostas.
9. Omissão do licenciamento do software
No momento da negociação, é comum que algumas pessoas se deixem levar pelas incríveis funcionalidades do sistema. O perigo disso, porém, é deixar passar alguma informação importante nesse projeto. Uma que costuma aparecer muito neste ponto é o licenciamento do software.
Para evitar esse problema, o ideal é garantir já nas primeiras conversas a forma como a solução é oferecida. Como:
- Quantas pessoas podem utilizar a ferramenta?
- O pagamento é por usuário ou por máquina?
- A instalação do sistema é feita nos servidores da empresa ou do fornecedor?
- A solução se baseia em computação em nuvem?
Dúvidas como essas costumam surgir apenas durante a utilização do ERP, o que causa ainda mais problemas. Evite essa situação e sempre deixe claras suas necessidades para os possíveis fornecedores.
10. Permitir que sistemas antigos continuem ativos
Uma ideia que, a princípio, parece genial, pode complicar muito a adesão de sua equipe com seu novo sistema ERP. Para isso, basta deixar seu antigo sistema ativo, permitindo que os colaboradores escolham entre ele e o novo.
Por já saberem utilizar as ferramentas, funcionalidades e atalhos do antigo, dificilmente migrarão para o novo. E isso, para você, será um grande problema, já que investirá em uma solução que não será utilizada por todos.
A fim de se prevenir desse risco, o ideal é realizar uma fase de transição entre uma solução e outra. Ou seja, haverá um momento em que ambas estarão disponíveis, mas todo o time saberá que em determinado dia a antiga será descontinuada. Isso os fará criar interesse pela nova plataforma e aprender a utilizá-la.
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Cada vez mais companhias estão se informatizando e buscando soluções para seus projetos de expansão. Para isso, uma boa ferramenta pode ser o SAP B1, feito especialmente para pequenas e médias empresas que passam por esse momento.
Sua implantação, porém, depende do tão citado parceiro, que realizará uma consultoria para saber se o sistema atende perfeitamente o seu negócio. Para que você não adquira um produto que não necessita, conte com a Actionsys!
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