Saiba como estruturar um PMO na sua empresa

A capacidade de entregar projetos bem-sucedidos está diretamente vinculada à gestão dos mesmos. Por isso, é fundamental contar com um escritório de projetos eficiente e o primeiro passo para isso é saber como estruturar um PMO.

Recapitulando: o que é um PMO?

PMO é a sigla de Project Management Office, que podemos chamar de Escritório de Projetos, em português. Trata-se de uma estrutura cujo objetivo é padronizar os processos e a gestão dos projetos da empresa, garantindo uma boa governança.

Essa gestão é primordial principalmente para equipes ou empresas nas quais muitos projetos são realizados simultaneamente. Por isso, a importância de manter um departamento que centralize as ideias, estratégias e faça o controle das decisões dos projetos que estão caminhando.

Quais são os principais desafios ao estruturar um PMO?

É importante falar sobre as dificuldades que podem surgir ao estruturar um PMO na empresa. Entre elas, podemos citar:

Falta de apoio por parte da alta gestão

Por se tratar de uma nova iniciativa, é possível que você encontre certa resistência por parte de alguns gestores da empresa. Especialmente entre aqueles que não têm conhecimento sobre PMO e receiam que isso traga ainda mais burocracia para os processos da empresa.

Como a melhor maneira de combater o medo é o conhecimento, falar sobre o assunto é uma das formas de lidar com essa situação e colocar todos a par da importância e benefícios que um PMO traz.

Decisões equivocadas

Entretanto, quando não se tem total conhecimento das ferramentas disponíveis no mercado, a sua empresa pode correr o risco de optar por uma que não condiz com a sua realidade. Sendo assim, o processo de estruturação pode ser impactado pela escolha errada!

Neste caso, palestras, informações e cursos, por exemplo, podem ser ferramentas muito úteis para que o conhecimento a respeito do PMO seja bem desenvolvido!

Falhas na comunicação

As falhas de comunicação também podem se mostrar um gargalo nesse processo. Portanto, é fundamental que todos estejam alinhados aos objetivos e atribuições do escritório de projetos.

Reuniões, e-mails, memorandos e palestras, podem ajudar a minimizar ou eliminar possíveis ruídos na comunicação.

Cultura organizacional pouco desenvolvida

Também é comum que as empresas não tenham ainda uma cultura organizacional muito bem desenvolvida. Isso dificulta o alinhamento dos projetos e prioridades e, consequentemente, os planos de estruturar um PMO eficaz.

Aqui, é importante apostar e investir em desenvolvimento e conhecimento da cultura e das prioridades da empresa. É isso que fará com que seja possível um bom crescimento interno. Reforçar os valores é um ponto fundamental nesse processo!

Ausência de análise de dados

Caso haja uma análise de dados escassa, a implementação de um escritório de projetos também pode ser prejudicada. Uma vez que o PMO gira em torno do desenvolvimento e gestão dos projetos da empresa, ele precisa obter atualizações sobre tudo que envolve os processos.

Ou seja, estamos falando de tempo, recursos materiais, pessoal e demandas, por exemplo. Ter informações e saber analisá-las é determinante para saber no que se deve investir, como, quando e quanto.

Baixos investimentos

Por fim, baixos investimentos costumam intimidar esse setor. Por lidar com inovação e visar gerir os processos de forma mais autônoma e dinamizada, um PMO precisa de investimento, tanto de profissionais capacitados quanto de recursos para executar as atividades e se manter.

É claro que tudo isso gera custos para a empresa. Logo, um bom investimento é importante para que tanto a implementação quanto o funcionamento de um PMO sejam bem-sucedidos.

Afinal, como deve ser o processo para estruturar um PMO?

Agora que você já sabe quais desafios pode encontrar ao estruturar um PMO, vamos oferecer algumas dicas para que isso seja feito com eficácia.

1. Analise o cenário atual da empresa

A análise do cenário atual da empresa deve ser o primeiro passo para a tomada de uma decisão mais acertada e menos onerosa possível, tanto em recursos financeiros quanto em tempo.

Conhecer o cenário atual é o que permite saber quais projetos já estão rodando e o que é necessário fazer para que eles se desenvolvam da melhor forma possível.

Além disso, também ajuda a traçar as prioridades de cada companhia, como quais seus setores de atuação no momento e para quais deseja expandir.

Esse planejamento facilita com que o PMO saiba no que ele precisará atuar futuramente e possa se preparar para isso.

2. Defina o tipo de PMO e seus objetivos principais

Entre as atribuições do PMO estão:

• coordenar e reunir os esforços para que a estratégia da organização possa ser atingida;
• otimizar os recursos e as informações que são compartilhados entre os projetos;
• consolidar as bases de execução das atividades que já estão sendo executadas.

As características do PMO podem variar bastante de uma empresa para outra. Isso vale para a quantidade de profissionais envolvidos, as características do escritório de projeto e até mesmo a função que ele vai exercer na companhia.

Para definir as características do escritório de projetos que será implementado na empresa, é necessário conhecer os tipos de PMO existentes e definir qual deles será adotado. Segue alguns tipos de PMO para que você compreenda melhor quais são e qual o mais adequado para sua companhia.

• PMO de Suporte

O PMO de Suporte tem uma característica predominantemente consultiva. Desse modo, ele atua com o foco voltado para fazer recomendações aos gerentes de projetos que atuam na organização.

Eles são procurados por empresas que possuem pouca maturidade na gestão de seus projetos e geralmente têm apenas um funcionário encarregado por acompanhar cada caso.

• PMO de Controle

Já o PMO de Controle tem foco tanto em apoiar os gerentes de projetos na empresa quanto analisar se os projetos executados estão de acordo com o escopo, os processos e as ferramentas definidas.

• PMO Diretivo

Por fim, temos o PMO Diretivo, implementado quando o objetivo é fornecer um controle ainda maior dos projetos. Isso faz com que ele tenha maior autonomia e responsabilidade do que o PMO de controle.

Ele realiza tarefas como a auditoria de processos e mantém um acompanhamento minucioso de cada etapa, especialmente as que dizem respeito ao orçamento.

3. Planeje a estrutura do PMO

Agora, tendo em mente as funções do PMO e como cada uma delas atua, é importante perceber como isso caberá dentro da empresa em questão.

Para isso, é necessário identificar a estrutura que já está disponível e qual será a necessidade de adequação para que ela possa comportar uma equipe de PMO condizente com suas necessidades.

A partir dessa análise é possível compreender em qual passo a sua gestão de projetos se encontra e quais devem ser as medidas a serem tomada a partir de então.

4. Treine sua equipe

Com a chegada não somente deste termo novo mas também de todo esse amadurecimento que o PMO representa na gestão de projetos, é necessário que a sua equipe seja atualizada e treinada para lidar com essa novidade.

A informação e a capacitação são essenciais para que a implantação ocorra de forma alinhada. Uma vez que a PMO visa definir as metodologias de gestão que serão usadas em cada projeto, é comum surgirem dúvidas e serem necessários novos aprendizados a cada etapa.

Por isso a necessidade de capacitar os gerentes de projetos para que eles saibam aplicar as melhores metodologias, adequando-as a cada situação, contexto e recurso disponível.

5. Opere os primeiros projetos

É sempre necessário contar com a prática nesses momentos, é ela que faz com que tenhamos os maiores aprendizados. Para isso, é importante começar a fazer os primeiros projetos com o PMO.

Somente assim será possível obter a experiência que irá permitir que toda equipe cresça e se desenvolva a partir do caso.

Além de também, possibilitar que a equipe do escritório de projetos perceba como a empresa funciona com casos práticos e o que pode ser melhorado para as próximas experiências.

6. Colete feedbacks

Ouvir os pontos dos colaboradores é importante para que fique claro quais as facilidades e dificuldades de cada um. Tanto para saber como treinar a equipe e no que investir, como também para conhecer melhor quais as ideias e sugestões eles têm para lidar com certas questões que podem surgir no processo de estruturação.

Com a experiência dos funcionários que já compunham a equipe junto com o trabalho PMO, é possível trazer o melhor resultado para a empresa. Isso também ocorre porque os processos de cada equipe e seu respectivo desenvolvimento são diferentes, tanto pela maturidade dos envolvidos quanto pela complexidade de cada caso em questão.

Estruturar um PMO é com a Actionsys!

Como você pode perceber, estrutura um PMO é facilitar a vida dos funcionários e empresas para conseguirem um direcionamento mais adequado para planejar, executar e concluir projetos com mais sucesso e com menos prejuízos.

O PMO Actionsys permite que você padronize todo o seu serviço da gestão de processo. A ferramenta tem uma visão 360º, que auxilia a sua equipe nos processos de decisão dentro dos projetos.

Sendo assim, tendo um cenário macro de seus processos, a equipe de gestão terá ganhos em eficiência e eficácia notáveis! Além disso, com a solução é viável que todas as priorizações sejam realizadas com base em dados.

Também é essencial contar com um parceiro para auxiliar no processo de escolha e estruturação de um PMO para sua empresa. A Actionsys é uma empresa de consultoria de sistemas e processos que apoia empresas nacionais e multinacionais, variando desde startups até as grandes corporações em toda sua jornada empresarial

Com isso, oferecemos soluções, experiências de negócios, tecnologias e uma gama de serviços especializados. Quer saber mais sobre o nosso PMO? Entre já em contato!