Como fazer a captação de alunos através de um sistema de gestão educacional?

Por Actionsys / novembro de 2021

Qualquer instituição de ensino que deseja se manter relevante no mercado a longo prazo deve se preocupar com a captação de alunos, seja ela de educação continuada, superior ou básica. Não basta apenas boa vontade para efetivar essa captação: há um rol de metodologias específicas que devem ser aplicadas.

O investimento em uma tecnologia especializada também é necessário para sua aplicação bem-sucedida. É preciso que você entenda quais funcionalidades dessa inovação ajudarão na captação. Neste artigo trouxemos todas essas informações. Confira!

Entenda como a captação de alunos funciona

A captação de alunos é um conjunto de estratégias que atraem novos estudantes para uma instituição de ensino. O objetivo é alcançado quando mais pessoas têm interesse em investir em sua educação ou preferem matricular em sua entidade em vez de outras alternativas do mercado.

Muitas vezes as Instituições de Ensino tentam captar alunos sem uma estratégia bem-definida; o que faz com que ela não alcance o público-alvo ou passe a imagem desejada. Na prática, a entidade elabora um amplo rol de táticas e implementa um sistema de gestão especializado que o ajudará a colocá-las em prática.

Entre as medidas tomadas pela instituição estão:

determinar os objetivos e metas: tudo que se pretende alcançar com a captação de alunos;
estabelecimento das personas: projeções dos clientes ideais para a organização;
definição do posicionamento: transmitir a imagem adequada para seu público;
nível do engajamento dos leads: avaliar a qualidade de interação entre as oportunidades de clientes (leads) e a instituição.

A captação de alunos é um processo contínuo e precisa ser atualizado constantemente. Ou seja, esse planejamento deve ser sempre revisado para se manter em constante atualização e aprimoramento.

Por que investir em estratégias para a captação de alunos?

Educação de qualidade é uma necessidade básica para qualquer um que deseje sucesso ao longo de sua vida. O que todos querem, não é mesmo? Porém, não há garantia de que todas as instituições de ensino tenham alunos suficientes para bater suas metas ou até sobreviver no mercado.

As entidades que desenvolverem uma boa estratégia de captação de alunos conseguirão alcançar mais pessoas; já aquelas que negligenciarem o processo perderão seu market share (fatia de mercado) até se tornarem obsoletas.

A pandemia do coronavírus acelerou o desenvolvimento de novas startups focadas em Educação(EdTechs) em 23%. Isso torna a competição na área ainda mais acirrada e aumenta a urgência do investimento na captação de alunos.

O desenvolvimento dessa tática pode trazer diversas vantagens para a entidade, especialmente se ela contar com uma tecnologia que traz funções especializadas para isso. Entre os benefícios estão:

interatividade: melhora a comunicação com seu público. Dessa forma, obtém-se mais dados sobre ele, maximiza o engajamento e melhora a conversão de leads (fazendo com eles se tornem clientes);
alcance: a entidade deve estar presente nas mesmas redes sociais em que está o público-alvo. É possível que uma publicação da Instituição de Ensino viralize e tenha um impactante número de compartilhamentos;
controle: um sistema especializado pode ser integrado aos sistemas da instituição e trazer ferramentas que ampliem a gestão sobre as ações de marketing;
segmentação: faz com que a mensagem alcance o potencial cliente adequado;
mensuração de resultados: você será capaz de medir a efetividade de cada estratégia e investir nas que gerarem melhores retornos;
gestão de matrículas: um bom sistema possibilita administrar as matrículas e rematrículas mais facilmente;
acessibilidade aos estudos: será possível conferir grades curriculares, avisos, notas e outras informações relevantes em uma interface intuitiva e simples;
fácil processo seletivo: o processo de seleção de alunos se torna mais eficiente e boa parte dele é automatizado.

E os benefícios não ficam restritos somente à sua organização. A sociedade também sai ganhando, já que há uma tendência de redução da evasão escolar. Afinal, mais indivíduos compreenderão a importância dos estudos e desejarão investir na sua instituição.

Conheça as principais estratégias para a captação de alunos

Não há uma receita específica a ser seguida para a captação de alunos, já que a estratégia dependerá das características e objetivos do negócio. Nos tópicos seguintes trouxemos as metodologias mais eficientes para essa atividade. Você pode aplicá-las separada ou conjuntamente, conforme as qualidades da sua instituição.

Utilize um Sistema de Gestão Educacional

O Sistema de Gestão Educacional (SGE)- ou Acadêmica (SGA)- é uma tecnologia completa com diferentes módulos que conversam entre si e automatizam vários procedimentos dentro de sua entidade. Sua finalidade é gerenciar as informações dos alunos e da instituição, o que proporciona um amplo rol de vantagens, como:

aumento de produtividade: a automação das atividades fará com que os colaboradores se dediquem a atividades mais estratégicas;
experiência do cliente: o atendimento se tornará mais rápido e efetivo;
economia: os custos são reduzidos graças à automação, minimização dos materiais físicos e otimização da rotina;
força da marca: a instituição transmitirá uma imagem de modernidade e profissionalismo;
tomada de decisão: os gestores conseguirão mais informações sobre o negócio e ampliarão seu controle.

Estude e defina o público-alvo

A área de educação engloba pessoas com pensamentos muito diversos. Portanto, é necessário estabelecer o perfil de seu público-alvo a fim de estruturar as melhores técnicas para atraí-lo. Durante a elaboração desse perfil, você deve considerar fatores:

geográficos: região, Estado e cidade onde o possível cliente se encontra;
demográficos: aspectos como idade, gênero, renda ou classe social, ocupação, escolaridade, ciclo de vida familiar etc.;
psicográficos: estilo de vida, personalidade, interesses, valores e preocupações;
comportamentais: motivação de compra (qualidade, preço ou outro diferencial), sensibilidade ao marketing etc.

Com esses dados, é necessário criar uma persona (personificação do seu cliente ideal). Crie um personagem com nome, idade, profissão, estado civil, desejos, objetivos, problemas e necessidades similares a um consumidor real. Não se esqueça de apontar como você sanará os problemas deste indivíduo.

Invista no marketing digital

Com a grande maioria dos brasileiros conectados à internet, apostar no marketing digital é crucial para alcançar seus clientes. Além disso, o Brasil se destaca nas redes sociais (como Instagram, Facebook e Twitter) em relação a outros países.

Nosso país tem a maior penetração de conteúdos entre usuários únicos, atingindo um índice de 97%. Outro dado interessante é que os conteúdos relacionados à educação cresceram 60% em interações durante a pandemia de 2020. Por isso, é fundamental criar perfis nesses canais para fortalecer sua marca.

O papel do sistema de gestão educacional na retenção e gestão de alunos

Depois de estabelecer um plano de captação eficiente, é necessário desenvolver meios que possibilitem a retenção e gestão de seus clientes. Para tal, adote um SGE. Essa decisão trará vantagens como:

coleta de dados: o SGE organiza informações sobre os clientes; o que permite melhorar suas estratégias para estruturar público-alvo e personas mais precisas;
facilidade para matrícula: várias etapas – senão todas- da matrícula poderão ser automatizadas, fazendo com que os alunos façam parte da instituição mais rapidamente;
facilidade para cobranças: mensalidades, inscrições e taxas podem ser cobradas automaticamente, além de disponibilizar outros meios de pagamento (como cartão de crédito);
melhora de experiência: você proporcionará um atendimento mais rápido e efetivo;
facilidade de comunicação: pais, alunos e outros promitentes clientes poderão se comunicar com a empresa facilmente;
gestão financeira: são gerados relatórios específicos sobre as finanças. Com isso, você pode saber o meio de pagamento preferido do público, quais perfis de clientes são inadimplentes etc.;
atendimento online: é possível atender, fazer matrículas e outras solicitações de forma online;
integração: um bom SGE pode se integrar facilmente com outras ferramentas utilizadas pela entidade.

Essas vantagens aumentam a taxa de retenção e fidelização dos clientes e faz com que os alunos, pais, ex-clientes e outras pessoas se tornem promotores de sua marca (marketing boca a boca), recomendando-a seus colegas, familiares e amigos.

SAP Academic One: o sistema de gestão ideal para a sua Instituição de Ensino!

Se você quer aproveitar um sistema que traz os benefícios listados, então você deve contar com o SAP Academic One. Essa plataforma é a junção do SGE Gennera com o sistema de gestão empresarial (ERP) da SAP, o que torna essa tecnologia excepcionalmente completa. Ela traz várias funcionalidades, como:

acadêmico: armazena o histórico de cada aluno. Facilita o processo de matrícula, monta currículos, estrutura cursos e mais;
formulários: cria gráficos e formulários dinâmicos que maximizam a administração em diferentes aspectos;
relatórios: faz integração com banco de dados dos alunos e extrai informações relevantes sobre eles;
sala de aula: aplica indicadores de desempenho (KPIs), gerencia turmas e alunos individualmente (notas, ocorrências, frequência, conteúdos, grupos de discussão, avaliações etc.);
biblioteca: possibilita criar um acervo de conteúdo com suporte a catálogos, melhorando a experiência de professores, alunos e bibliotecários;
arquivos: todos os documentos são centralizados e protegidos. Isso traz mais segurança aos clientes e também facilita o acompanhamento de estatísticas pelos gestores;
financeiro: faz a gestão de produtos e serviços, cria pedidos de venda, faz renegociações, controle de meios de pagamento (em baixa e online) e mais.

Cada módulo do SAP Academic One traz inúmeras funcionalidades e faz integração entre diferentes setores, como o contábil, de vendas, de compras, estoque, Recursos Humanos (RH) e aplicativo móvel. Para obter mais informações, é recomendável que você entre em contato conosco da ActionSys.

Uma boa estratégia de captação aliada à uma tática de retenção e gestão de alunos aumentará sua autoridade e competitividade no mercado. Mas, para isso, é necessário contar com o SAP Academic One.

Com esse sistema, você também otimizará seu negócio de forma geral e aumentará o nível de satisfação dos clientes, alunos e colaboradores.

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