Guia do fluxo de caixa: dicas para evitar uma crise!

A gestão financeira é um desafio a ser enfrentado por empresas de todos os tamanhos e setores de atuação. Por mais eficiente que sejam os processos operacionais, a falta de um fluxo de caixa adequado das contas pode comprometer profundamente a saúde do negócio.

Nesse sentido, o fluxo de caixa é um dos conceitos básicos para quem quer ter sucesso na gestão das finanças. Ainda assim, é natural se deparar com algumas dúvidas. Afinal, qual o impacto que um trabalho ineficiente pode causar?

Fluxo de caixa: o que é e qual sua importância?

O fluxo de caixa é uma ferramenta básica de planejamento e controle financeiro para qualquer instituição. Seu objetivo é permitir a gestão do chamado fluxo de entradas e saídas da empresa — ou seja, o dinheiro que mantém a empresa operando, cobre seus gastos e permite novos investimentos.

Uma boa forma de entender o conceito é observar a dinâmica financeira de qualquer negócio. Para que as atividades operacionais ocorram, é preciso lidar com diversos custos:

• Folha de pagamento;
• Impostos;
• Serviços terceirizados;
• Despesas prediais;
• Melhorias do ambiente de trabalho;
• Investimentos em novas tecnologias etc.

Consequentemente, é necessário ter à disposição um saldo positivo para sustentar a operação da empresa e, assim, promover o seu crescimento. É justamente esse equilíbrio entre a entrada e a saída de capital que caracteriza o fluxo de caixa.

Para ir além, a ferramenta de controle deve considerar outros fatores que influenciam as finanças da empresa. Por isso, o fluxo de caixa é composto pelos seguintes fatores:

Vendas à vista recebidas em dinheiro, cartão ou cheque, vendas a prazo, duplicatas recebidas, etc.

Todos os valores de saída (compras à vista ou a prazo, duplicatas, despesas gerais, etc.

Valores com previsão de entrada ou saída no futuro.

Veja que não estamos lidando apenas com um histórico financeiro da empresa, mas com um planejamento para o futuro. Afinal, se o objetivo é manter as contas em dia, não basta ter em mãos apenas os registros das entradas e saídas passadas; é fundamental gerenciar também os gastos previstos para os encaixar no orçamento.

Quais os diferentes tipos de fluxo de caixa?

Além de controlar os três fatores mencionados acima para estabilizar a gestão financeira, o fluxo de caixa pode ser aplicado de diferentes formas. Em geral, isso depende do objetivo específico do processo em questão, ou seja, aquilo que desejamos extrair dos dados observados.

Faz parte da rotina do gestor tomar decisões com base em indicadores da empresa — e justamente por isso são usadas ferramentas como essa. Um bom exemplo é a Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC), que mostra alterações no saldo disponível em um determinado período.

Para isso, são usados diferentes métodos para levantar o fluxo de caixa. Vejamos, então, quais são os tipos mais usados:

1.     Fluxo de caixa direto

O fluxo de caixa direto funciona por meio de relatórios detalhados que indicam quais são os valores de entrada e saída registrados pela empresa em um determinado período. De forma geral, seu objetivo é mostrar os resultados brutos do negócio. Veja algumas informações que ele reúne:

• pagamentos feitos por clientes;
• valores recebidos por meio de juros ou multas;
• valores brutos de pagamentos a fornecedores, funcionários e clientes;
• lista de impostos pagos com valores descritos;
• quaisquer outros pagamentos e recebimentos da empresa.

É importante ter em mente que esse processo costuma ser mais custoso, porém ajuda a manter os dados atualizados para embasar as decisões estratégicas do negócio.

2.     Fluxo de caixa indireto

A metodologia de fluxo de caixa indireto funciona de maneira diferente. Uma particularidade é que o relatório parte do lucro líquido naquele período. Por isso, é preciso ter em mãos o balanço patrimonial para analisar a variação das contas.

Em outras palavras, o fluxo de caixa indireto contabiliza o lucro total da empresa naquele mesmo intervalo de tempo. Contudo, esse cálculo envolve alguns ajustes, já que alguns fatores influenciam o lucro e os próprios valores dos ativos.

Dois bons exemplos são a amortização e a depreciação. O efeito ocorre diretamente sobre o lucro, enquanto o saldo do caixa, em si, não é necessariamente afetado. Assim, o documento de Resultados do Exercício (DRE), gerado pelo contador, mostra a diferença entre o lucro real e os ajustes realizados.

Na prática, estamos falando de um relatório com as operações da empresa e com informações detalhadas que mostram se ela gerou lucro ou prejuízo.

3.     Fluxo de caixa projetado

Esse método estima datas e valores a serem recebidos ou pagos pela empresa. Como mencionamos anteriormente, é uma ferramenta que dá mais previsibilidade para o gestor. Com ela, podemos identificar, por exemplo, quando ocorrerá o recebimento pelas vendas já feitas e qual o momento ideal para fazer a reposição do estoque.

São informações que ajudam a manter as contas em dia e garantir a eficiência operacional. 

4.     Fluxo de caixa operacional

O fluxo de caixa operacional é uma ferramenta mais simples, pois foca nas entradas e saídas relacionadas à operação da empresa. Isso inclui custo de produção, folha salarial, receitas geradas por vendas, compra de estoque etc.

Trata-se de um valor básico para entender quanto a empresa está lucrando.

5.     Fluxo de caixa livre

Outro método útil é o fluxo de caixa livre, que se refere ao saldo disponível após o pagamento de todas as despesas obrigatórias. No caso de grandes empresas, por exemplo, esse valor é utilizado para pagamento de acionistas. Porém, o recurso também pode ser reinvestido na própria empresa de diversas maneiras.

Quais são os principais benefícios do fluxo de caixa para sua empresa?

A.   Planejamento otimizado

Ao colocar o fluxo de caixa para trabalhar a nosso favor, obtemos uma visibilidade maior do cenário financeiro do negócio. Assim, é possível planejar decisões futuras e antecipar decisões fundamentais para o bom andamento das atividades.

B.    Redução de custos

Se o controle de entradas e saídas mostra que o lucro estimado está abaixo da meta, por exemplo, é possível buscar formas de reduzir despesas e aliviar as contas. Os investimentos, por sua vez, também são mais eficientes com uma noção mais transparente de qual será o saldo disponível ao final do mês.

A mesma lógica se aplica a longo prazo. Com o cálculo do fluxo de caixa indireto, por exemplo, é possível manter o nível do faturamento em alta por alguns meses para reunir capital suficiente. Assim, os investimentos são feitos com mais segurança.

C.   Desenvolvimento de parcerias

Vale destacar que esse tipo de transparência também ajuda a empresa a realizar parcerias comerciais, adquirir crédito bancário e até mesmo a negociar suas ações. Quando falamos de grandes companhias, é fundamental que os acionistas tenham acesso às informações detalhadas do desempenho financeiro.

D.    Impedir crises no fluxo de caixa

Outro ponto importante é o gerenciamento das contas para evitar crises. O fluxo de caixa ajuda a entender se a empresa pode operar com mais tranquilidade ao distribuir ou centralizar seus pagamentos. Isso costuma depender, é claro, de quando entram os recebimentos.

E.    Controle de estoque

Se as entradas costumam se concentrar num período do mês, pode ser interessante centralizar também as contas. Contudo, o mais comum é a empresa ter seus recebimentos dispersos. Nesse caso, é fundamental distribuir também as datas para pagamentos de despesas, impostos, juros, compras etc.

Tudo isso passa diretamente pelo fluxo de caixa. Com base nele, você elabora seu cronograma de reposição de estoque, negocia prazos melhores com seus fornecedores, evita o pagamento de multas sobre impostos atrasados e toma outras medidas para evitar crises.

Como evitar uma crise no fluxo de caixa?

Agora que já estabelecemos como funciona o fluxo de caixa, você deve ter percebido como ele impacta a gestão financeira. Algo importante a se ter em mente é que não se trata apenas de uma ferramenta para facilitar nossa vida — é praticamente uma necessidade.

Sem o controle do fluxo de caixa, a empresa pode perder o controle das suas contas e comprometer seu desempenho. Um exemplo disso é quando falta dinheiro para pagar fornecedores e outras despesas, devido à falta de dinheiro em caixa. A boa notícia é que isso pode ser evitado.

Veja algumas dicas essenciais para evitar esse tipo de crise:

→ Atualize o fluxo de caixa regularmente

Se o primeiro ponto fundamental é conhecer o conceito, o segundo é aplicá-lo corretamente. Isso significa, entre outras coisas, atualizar frequentemente o fluxo de caixa para ter uma visão mais precisa do cenário atual.

→ Crie categorias para os lançamentos

Toda entrada ou saída é considerada no relatório, mas é importante criar categorias para facilitar a análise. Alguns exemplos são os gastos, que podem ser agrupados em impostos, folha de pagamento, despesas prediais etc.

→ Jamais misture as contas pessoais com as da empresa

Mesmo pequenos empresários devem ter um limite claro entre seu dinheiro pessoal e os recursos da empresa. Mesmo que haja um lucro saudável, é fundamental que ele seja calculado com precisão para evitar que sejam feitas retiradas antecipadas.

→ Faça estimativas realistas

Metas irreais podem minar o desempenho da sua empresa. Por isso, vale a pena observar os meses anteriores para saber o que esperar dos próximos. Assim, você evita comprometer o fluxo de caixa com uma compra de estoque muito alta, por exemplo.

→ Coloque a tecnologia para trabalhar a seu favor

Em tempos de transformação digital, não há motivo para manter uma gestão financeira baseada em anotações dispersas ou mesmo planilhas. Existem diversas ferramentas digitais à disposição, para empresas dos mais variados tamanhos e setores.

Como um sistema ERP pode otimizar o fluxo de caixa do seu negócio?

O sistema ERP é um software essencial para a gestão financeira de qualquer empresa. É nele que ficam centralizadas as informações do fluxo de caixa, mas também de diversas outras áreas: contabilidade, jurídico, compras, estoque, vendas, marketing etc.

Seu grande diferencial é justamente integrar essas informações em uma interface única. Assim, você atualiza seu fluxo de caixa, por exemplo, e os mesmos dados são atualizados para os módulos que usam essas informações.

Seja o contador, seja o gerente da produção, todos têm acesso aos dados mais recentes, evitando erros e tomando decisões com mais segurança. O sistema ajuda a organizar documentos, planejar pagamentos e cobranças, ajustar as metas e até mesmo a controlar o estoque.

Uma dica importante, nesse sentido, é contar com uma ferramenta confiável, fornecida por uma empresa de boa reputação no mercado. Isso é, na verdade, mais fácil do que parece.

Por ser uma ferramenta usada mundialmente, é possível identificar as soluções mais seguras e eficientes para sua empresa. Um bom exemplo disso é o SAP Business One.

Como programar um fluxo de caixa no SAP Business One?

O SAP Business One é referência global em ERP para empresas de todos os tamanhos. O sistema traz uma funcionalidade específica para o fluxo de caixa. Basta acessar a aba “Relatórios financeiros”, do lado esquerdo da tela, depois “Financeiro” e “Fluxo de Caixa”.

A interface da plataforma é simples e mostra diversos módulos que estão ancorados em um mesmo banco de dados. Assim, você faz um lançamento e pode consultar imediatamente as informações registradas no planejamento.

Ao cadastrar uma conta de energia elétrica, por exemplo, você estabelece uma previsão de valor e seleciona a data de lançamento. Automaticamente, o sistema mostra no fluxo de caixa o lançamento a ser feito no dia em questão.

Para ir além, você pode definir o lançamento como recorrente — e o SAP B1 reproduz automaticamente nos próximos meses. A plataforma conta com diversas funcionalidades para você fazer lançamentos de entrada ou saída, com alto nível de personalização.

Em poucos cliques, você estrutura o seu fluxo de caixa e passa a ter uma gestão financeira completa. São diferenciais que tornam essa ferramenta uma referência no mercado.

Por isso, não há por que esperar: vale a pena colocar a tecnologia para trabalhar a seu favor e conquistar resultados cada vez melhores.

Se quer ainda mais tranquilidade para implementar o SAP Business One, conte com o apoio de quem mais entende do assunto!

Estamos prontos para tirar suas dúvidas e entender como o SAP B1 pode ser usado no contexto específico da sua empresa!