A importância do controle de arquivos XML

A digitalização das atividades fiscais trouxe muitos benefícios para as empresas. Graças à computação em nuvem, todos as informações referentes ao setor estão mais organizadas e seguras.

E nesse sentido, os arquivos XML têm fundamental importância. Porém, para usá-los, é preciso o devido conhecimento sobre sua emissão, manuseio e período de armazenamento.

Emissão nota fiscal: antes X atualmente

A Nota Fiscal sempre foi um documento importantíssimo para empresas e consumidores. É por meio da nota que os empresários informam à Receita Federal quais são suas atividades e movimentações que atestam determinado fluxo de caixa no ano.

Para o consumidor, a Nota Fiscal consegue comprovar a propriedade de tal produto, ou contratação de serviço, e com isso reclamar o mau funcionamento ou até mesmo fazer a devolução/cancelamento no período de garantia.

Até o ano 2000: emissões em talões

Bem, com essa importância histórica, a Nota Fiscal é parte das empresas desde sempre. E até o início dos anos 2000, isso significava um grande acúmulo de papéis.

Setores inteiros eram fisicamente comprometidos pela obrigatoriedade de armazenar caixas e mais caixas com as Notas Fiscais para fins de atuação da Receita Federal.

Além disso, a emissão não era nada simples. As empresas precisavam solicitar junto à Receita Federal que utilizassem talões numerados e confeccionados pelo Fisco.

O preenchimento das Notas Fiscais era totalmente manual e as rasuras não eram aceitas. O grande problema é que o preenchimento de uma Nota demandava até 5 cópias transcritas através de papel carbono. E um erro simples na escrita significava o cancelamento de todas as suas cópias.

Caso os talões requisitados junto ao Fisco acabassem, a emissão fiscal ficava totalmente prejudicada e poderia comprometer setores fundamentais para o negócio, como o Departamento de Contas a Receber.

A partir de 2005, a digitalização

Felizmente, a digitalização dos documentos trouxe inúmeros benefícios às empresas e, entre esses benefícios, a utilização da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Essa digitalização foi institucionalizada a partir de 2005 e facilitou muito a emissão da Nota. Desde então, as empresas fazem tudo eletronicamente por meio de um emissor, enviando via e-mail a cópia da Nota ao comprador.

Embora seja simples, essa mudança trouxe uma série de cuidados, como a utilização da certificação digital obrigatória, que é uma identificação de que aquela Nota é válida. E para emitir essa certificação, é preciso contar com uma empresa habilitada.

Essa nota emitida precisa também ter uma representação gráfica que contém descrições e uma numeração de controle, obedecendo todos os critérios fiscais. E é nesse ponto que entra a importância dos arquivos XML.

O que é um arquivo XML?

O arquivo XML é a representação digital de uma Nota Fiscal. Ele é validado com o padrão nacional de escrituração fiscal e pode ser utilizado em todo o país.

O arquivo XML demanda um conversor específico para ser visualizado. Esse conversor é oferecido gratuitamente pelo SEBRAE em parceria com o SEFAZ (Secretaria da Fazenda).

Ao emitir uma Nota Fiscal, além do arquivo XML gerado automaticamente, a empresa lança uma demonstração da Nota em formato PDF ao consumidor via e-mail.

 Além disso, é enviado também o DANFE junto ao produto vendido – o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, que é uma representação simplificada da Nota Fiscal.

Quais são as informações obrigatórias em um arquivo XML?

Na descrição do arquivo XML deve constar todas as informações da Nota Fiscal Eletrônica.

Entre os campos, estão:

• Dados da Nota Fiscal Eletrônica: série, modelo, número da Nota, data de emissão, data de saída, entrada e valor total do documento;
• Informações sobre o emitente: nome e razão social, CNPJ, endereço da empresa, Inscrição Estadual, código do município;
• Informações sobre o destinatário: nome ou razão social, CNPJ ou CPF e endereço;
• Informações sobre os produtos vendidos ou serviços prestados: descrição, quantidade/período referente, unidade comercial e valor do produto/serviço;
• Informações relativas ao ICMS: valor do produto/serviço, base de cálculo, valor do frete, valor do seguro (se houver), IPI, PIS e COFINS;
• Informações referentes ao transporte: tipo do frete, veículo, placa, endereço e CNPJ do transportador, volume do produto transportado (quantidade e peso);
• Informações adicionais: fonte de impressão do DANFE e dados complementares que possam interessar ao contribuinte.

Quais são os benefícios de um arquivo XML?

Sem dúvidas, o arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica chegou para simplificar – e muito – a vida das empresas.

Com esse arquivo, o armazenamento passa a ser totalmente digitalizado, economizando drasticamente o custo com emissão de Notas impressas. Além de evitar:

• Riscos de acidentes, como incêndios ou enchentes;  
• Diminuição do uso de espaços físicos;
• Evitando multas do Fisco caso alguma Nota Fiscal seja perdida;

Para o empresário, há ganho de praticidade e facilidade no controle do faturamento, dos impostos que foram pagos e, principalmente, das vendas. Tudo isso faz com que a empresa possa comprovar sua regularidade no caso de possíveis fiscalizações.

Qual é a importância do controle de arquivos XML para as empresas?

Bom, todo esse esforço para controlar as Notas Fiscais não é por acaso. Legalmente, as empresas têm a obrigação de armazenar suas Notas pelo prazo de 5 anos acrescidos do ano vigente. Caso ocorra uma fiscalização e as Notas Fiscais não sejam regularmente apresentadas, a multa pode alcançar a casa dos milhões de reais.

Com os arquivos XML, basta a empresa apresentar os relatórios que indicam o armazenamento e acesso das Notas Fiscais a serem fiscalizadas. Manter uma boa organização digital desses documentos é essencial não apenas para a organização fiscal do negócio, mas também para a vida da própria empresa.

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Entender a importância do armazenamento adequado dos arquivos XML é essencial. E para que esse armazenamento ocorra corretamente com o máximo de segurança, é preciso contar com um bom parceiro.

A Actionsys atua há mais de 13 anos oferecendo tecnologia e soluções para as mais diversas necessidades de armazenamento fiscal. Com grandes clientes nacionais em sua carteira, estamos preparados para oferecer a solução sob medida que sua empresa demanda.

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