Como utilizar de forma eficiente as informações disponíveis no XML

Praticamente todas as empresas trabalham com arquivos XML, mas as informações que constam neles nem sempre são conhecidas. Esse é o tipo de assunto que, ainda que esteja em suas vidas regularmente, as pessoas quase não prestam atenção. Logo, faz-se preciso compreender melhor como ele funciona e as formas de utilizá-lo.

Para isso, porém, é interessante lembrar que há diferenças entre a NF-e e o XML. Enquanto o primeiro é um documento eletrônico, o segundo é o formato desse arquivo. Com isso esclarecido, chega o momento de se focar no tema principal deste texto, não é? Assim, prepare papel e caneta e leia atentamente o conteúdo que encontrará abaixo.

Se você tem interesse no assunto e quer saber como utilizar melhor as informações do XML, confira o texto a seguir!

Qual a importância de um arquivo XML?

Como explicado na introdução acima, o XML é um tipo de arquivo, tal qual o JPEG e o PDF. Nesse caso, seu objetivo é ser uma versão digital da famosa nota fiscal que tanto se utiliza no Brasil. Dentro dele há inúmeros dados, que seguem os padrões fiscais do país para esse tipo de arquivo. Seu envio, como tudo isso sugere, é eletrônico, não sendo necessário estar junto à mercadoria.

Dessa forma, seus benefícios estão justamente na agilidade e modernização de todo o processo de compra e venda. Essa é, também, uma maneira do cliente ter conhecimento sobre tudo o que está sendo cobrado junto ao produto. Isso se dá porque no documento há todos os impostos e demais dados da cobrança.

Dito isso, é possível entender que a importância do XML vai além das informações contidas nele. Este é um documento com validade fiscal e contábil, podendo ser utilizado como um comprovante da transação. Assim, é também uma maneira de garantir sua propriedade sobre determinado produto frente o Governo.

Quais são as informações disponíveis em um arquivo XML?

De acordo com o que foi dito acima, é possível compreender a importância das informações do XML. Mesmo assim, ainda ficam dúvidas, principalmente a respeito de quais são esses dados tão primordiais. Para não ficar confuso, confira a seguir qual é esse material:

• Nota Fiscal eletrônica;
• Dados do Emitente;
• Dados do Destinatário;
• Descrição da mercadoria (produto ou serviço);
• Impostos (ICMS, PIS, COFINS, IPI, entre outros);
• Custo do produto e base de cálculo;
• Seguro;
• Forma de transporte e custo do frete;
• Forma de pagamento;
• Endereço do emitente e destinatário;
• Informações complementares.

Como usar essas informações de forma eficiente?

De nada adianta, porém, saber todas as informações do XML se não souber como utilizá-las. Assim, se faz importante entender a maneira correta de manejar tais dados e usá-los para seu benefício. É esse tipo de análise estratégica, afinal, que fará com que sua empresa melhore sua logística. Entretanto, esse processo, fica muito mais simples e rápido com o auxílio de uma solução de recebimento eletrônico.

Planejamento logístico

Dentre todas as informações do XML, as que mais se destacam para uma companhia são os dados fiscais. É por meio deles que a corporação entenderá os valores que deverá pagar de tributos, ou ainda o quanto será cobrado do cliente. Independentemente do caso, esse é um material rico para melhorar seu planejamento logístico.

Em muitos casos, diferentes meios de transporte, endereços de entrega ou descrições podem fazer total diferença nos valores. Sendo assim, se faz preciso analisar os dados a fim de encontrar a melhor maneira de declarar os itens — respeitando a lei. Em algumas situações, informações erradas no documento podem inviabilizar uma transação, por isso a necessidade de atenção.

Custo de mercadorias transportadas

Como explicado acima, diversas são as informações de uma XML que podem alterar o valor final de uma transação. Se faz preciso, então, entender como é composto o custo de todos os seus produtos e/ou serviços. É comum, afinal, que haja uma discrepância entre os seus preços e os de seus concorrentes apenas por conta desses dados.

Com isso em mente, se faz interessante compreender não somente o valor que você cobra de seu cliente, mas quanto ele realmente paga. Em diversos casos, os valores cobrados por diferentes companhias são iguais, mas os custos efetivos para o cliente final são totalmente distantes. Aqui, alguns dos dados está causando essa elevação.

Medidas preventivas

Outro ponto interessante contar com um XML é que todas as informações da transação estarão seguras. Ao optar pela versão física, por exemplo, os riscos de perder um documento e todos os seus dados são grandes. No caso do arquivo digital, você terá tudo o que precisa em um pequeno material.

Além disso, é muito mais simples arquivar os documentos quando estes são digitais. Ao invés de um grande espaço com inúmeras pastas, um servidor ou HD externo pode dar conta do recado. Essas medidas preventivas possibilitam que você fique mais seguro quanto à proteção de seus arquivos.

Redução de custos com multas fiscais

O sistema tributário e fiscal do Brasil não é dos mais simples de se trabalhar, e isso não é novidade. O que ocorre, porém, é que qualquer falha que ocorra na emissão das notas fiscais pode trazer grandes prejuízos. Com isso, todo cuidado é válido na hora de emitir o documento. As multas fiscais, afinal, podem custar caro a uma organização.

Para não se preocupar com isso, o mais indicado é contar com uma ferramenta que automatize esse processo. Dessa forma, os riscos de informações incoerentes aparecerem na XML se tornam bem menores. Assim, esse investimento acaba trazendo consigo uma grande redução de custos, especialmente com multas e sanções.

Conheça a Gestão de Recebimento Actionsys (GRA)

Para acabar com qualquer problema quanto às informações do XML, a Actionsys propôs uma solução chamada GRA. A Gestão de Recebimento Actionsys é uma ferramenta de conferência automática de NF-e com seus correspondentes pedidos de compra. Assim, apresenta antecipadamente qualquer divergência que possa surgir. Com o GRA, sua empresa terá inúmeras vantagens, dentre as quais algumas se destacam.

• Automatização do processo;
• Planejamento logístico;
• Redução de erros;
• Legal compliance;
• Redução de custos;
• Apoio fiscal e operacional.

Para aproveitar de tantos benefícios, o mais indicado é contar com fornecedores respeitados no setor. A Actionsys é uma empresa que está há mais de 10 anos no mercado, oferecendo soluções para os mais diversos setores. Você pode se beneficiar com plataformas completas, que o auxiliarão a implementar novas tecnologias e incentivar seu crescimento sustentável. Isso, é claro, além do auxílio durante todo o processo.

A empresa é especialista no ERP JD Edwards, da gigante Oracle. Assim, oferece tecnologia e experiência no desenvolvimento de soluções sob medida e/ou customizadas no ERP JDE. Além disso, trabalha também com a integração com outros sistemas que atendam os processos específicos de sua empresa.

Ficou interessado? Entre em contato com um especialista da Actionsys para mais informações.