Conheça a importância da automação de processos em escritórios de advocacia

A automação de processos está presente nos mais variados segmentos de mercado, seja em grandes, médias ou em pequenas empresas. O sucesso desse mecanismo acontece porque ele otimiza várias tarefas operacionais, acelerando as ações dos colaboradores no dia a dia.

Sendo assim, esses profissionais ganham tempo, aumentam a produtividade e têm mais controle sobre os prazos. Além disso, a empresa também consegue integrar melhor as suas informações e, por consequência de todos esses benefícios, reduz custos gerais.

Nos escritórios de advocacia isso não é diferente, pois trabalhar com essa lógica também traz as mesmas vantagens. Neste artigo, falaremos um pouco mais sobre isso, abordando todas as vantagens supracitadas e o que um sistema de automação pode fazer no ambiente de trabalho de advogados. Confira!

Os benefícios da automação de processos em escritórios de advocacia

A automação de processos faz com que algumas atividades da rotina de um empreendimento tornem-se automáticas com o auxílio da tecnologia. Por exemplo, é possível ter um software que monitore o andamento de processos e envie notificações aos responsáveis, em vez de ter uma pessoa responsável por isso.

Dessa forma, tarefas muito repetitivas, operacionais e algumas outras são feitas pela solução que automatiza os afazeres. Assim, os funcionários podem focar em algo mais estratégico e que impacte diretamente no centro do negócio.

Por causa desse e de outros benefícios, a automação de processos aproxima a equipe do escritório que tem mais tempo para dialogar entre si e advogar. E claro, tudo isso com a segurança que um software de automação traz. Isso acontece devido a cinco principais pilares da solução que veremos um pouco mais abaixo.

Ganho de tempo

O primeiro impacto que um escritório de advocacia sente ao automatizar processos é a economia de tempo. Afinal, quem trabalha com tarefas rotineiras funcionando de maneira automática, por exemplo, consegue reduzir o tempo semanal que era alocado para essas tarefas e reutilizá-lo em outras.

Um software de automação também ajuda a encontrar os detalhes de um processo judicial em alguns minutos, seja ele do ano passado ou de dez anos atrás. Isso porque o usuário realiza a busca diretamente no banco de dados da tecnologia em vez de procurar em muitas pastas e documentos armazenados em uma prateleira.

Maior controle sobre os prazos

Hoje, quem trabalha com agendas de papel corre grandes riscos de perder reuniões e prazos gerais. Afinal, você pode não saber exatamente onde anotou as datas ou simplesmente esquecer em que local deixou essa agenda.

Esse cenário é ainda pior para quem tem muitos compromissos, pois é preciso memorizar diversas atividades e algumas podem ser perdidas. Isso pode ser difícil até mesmo em planilhas que também correm o risco serem perdidas em meio a outros arquivos armazenados no computador, por exemplo.

No entanto, escritórios de advocacia que trabalham com automação de processos não sofrem com esses problemas, pois têm uma visão geral das suas atividades. Com o software adequado, os advogados podem receber notificações relativas aos afazeres do dia, semana ou mês, acompanhar deadlines e muito mais.

Maior produtividade

Antigamente, os advogados gastavam pelo menos um dia inteiro para a carga de um processo judicial, obtendo cópias e digitalizando tudo. Além disso, preencher planilhas enormes e às vezes confusas também era um trabalho que demandava muito tempo.

Com um software de automação de processos, esse cenário é muito diferente. Afinal, o advogado pode encontrar todas as informações supracitadas com apenas uma busca no sistema. Enquanto isso, outros funcionários podem armazenar e localizar informações rapidamente sem utilizar planilhas complexas.

Mais integração das informações

O benefício anterior também tem raiz justamente nesse ponto. Como tudo estará armazenado em um mesmo banco de dados, é muito mais fácil encontrar qualquer dado previamente armazenado na plataforma. E o melhor: qualquer nova atualização acontece em tempo real.

Em outro aspecto, isso também facilita a comunicação entre diversos setores do escritório. Afinal, desde que todos tenham o devido acesso, o RH pode visualizar informações relativas ao financeiro, o marketing pode verificar questões relativas aos clientes dos advogados etc.

Redução de custos

Todo esse aparato tecnológico que a automação de processos traz também reduz alguns custos. O primeiro deles é o operacional, visto que essas tarefas são feitas pelo software, enquanto o humano foca em algo mais estratégico na empresa.

Logo, o seu escritório de advocacia pode focar esforços em atividades que melhorem o relacionamento com os clientes e a aquisição de alguns novos. Também é possível redobrar a atenção em ações que impactem diretamente a margem de lucro.

Por fim, o uso da tecnologia também abre algumas portas devido a integração dos dados e, por consequência, a qualificação deles. Dessa maneira, o ambiente fica mais estruturado para aumentar as possibilidades de ganhos.

As tarefas que um sistema de automação pode fazer em escritórios de advocacia

Como dito, um sistema de automação de processos é capaz de te alertar sobre tarefas agendadas, facilitar a busca de informações e a coleta de dados em diversos tipos de formatos, por exemplo. Mas as funções dessa solução não param por aí.

Com ele, também é possível gerar documentos advocatícios a partir de padrões predefinidos (os chamados templates). Assim, os advogados gastarão menos tempo para fazer contratos, petições, teses e procurações, pois terão algo previamente montado e que exigirá ligeiras modificações em cada caso.

Além disso, o software de automação de processos auxilia profissionais que possuem uma grande cartela de clientes ao cadastrar processos com a OAB. Isso elimina a atividade manual que demandaria horas de trabalho.

Com esse cadastro facilitado, é possível acompanhar os processos judiciais nos tribunais e as publicações nos diários oficiais em uma mesma plataforma. E ainda com a vantagem de ter tudo organizado cronologicamente, simplificando a ação.

Por fim, outra ótima vantagem é a notificação de mudanças nos processos judiciais. Ou seja, os advogados responsáveis pelo caso receberão um alerta (via email, navegador e notificações push) caso haja algum andamento, seja distribuição, intimação, sentença ou decisão, por exemplo.

Escritórios que buscam os benefícios que a automação de processos traz, podem pensar no SAP como uma ferramenta para alcançar esse objetivo. Além disso, a Actionsys pode te ajudar nesse processo de transformação digital. Quer saber como? Então marque uma reunião conosco para que possamos lhe ajudar!