Sete passos para uma delegação de tarefas eficaz

Uma das inseguranças mais encontradas em quem tem papel de líder nas organizações é a delegação de tarefas. Muitos acabam centralizando as atividades para si, porque determinadas crenças sobre a delegação dificultam o processo. Não vá me dizer que você, como líder, nunca pensou: “É mais rápido fazer do que explicar”. Uma crença nada racional, se pensarmos no tempo que será economizado depois, se você explicar agora. Ou no tempo que você perderá depois, porque terá que continuar fazendo, já que não explicou.

Outra crença muito comum é a de que um bom líder precisa, necessariamente, dar conta de tudo. Se você pensa assim, parabéns! Você é muito responsável! Mas já pensou em quais são suas responsabilidades como líder? Alguma vez se perguntou por que esse assunto é tão sério?

Delegar é transferir para alguém um determinado nível de autoridade para realizar tarefas específicas. Não é transferir responsabilidade, pois esta continua sendo sua. Delegar também não é “delargar”, ou seja, mandar fazer e esquecer.

Quem tem a habilidade de delegar bem desenvolvida consegue muitos benefícios para si, para sua equipe e sua organização, como o aumento de produtividade e performance, o engajamento dos colaboradores e, o mais importante, ganho de tempo para se dedicar às tarefas que só ele pode e deve fazer.

Antes de falarmos sobre os sete passos, você precisa identificar os níveis de experiência de seus colaboradores:

Baixa experiência:
• Diga o que fazer e mostre como
• Monte um planejamento e estabeleça checkpoints nos quais o colaborador deverá se reportar a você
• Reveja cada etapa e dê feedback, sempre

Média experiência:
• Apresente a tarefa e diga qual é o resultado esperado
• Monte um planejamento e estabeleça checkpoints apenas para as etapas estratégicas
• Ofereça feedback nos checkpoints

Experientes:
• Apresente a tarefa
• Indique o resultado desejado e peça que monte o planejamento para você
• Os checkpoints podem ser menos frequentes
• Utilize esses momentos para dar os feedbacks

Alta experiência:
• Apresente a tarefa, os resultados desejados e os prazos
• Deixe o planejamento por conta dele
• Deixe o checkpoint apenas para quando você achar necessário
• Dê feedback quando a tarefa for concluída

Agora que já conhece a tática para cada nível de experiência, vamos aos sete passos que o ajudarão a delegar tarefas de forma eficaz:

1º PASSO – Identifique o que pode ser delegado
Faça a sua lista de tarefas e pergunte-se:
• “Esta tarefa é realmente minha?”
• “É uma atribuição exclusiva do meu cargo?”
• “Está entre minhas prioridades?”

2º PASSO – Planeje prioridades, prazos e quem fará o quê
Para planejar:
• Leve em conta quais são as tarefas prioritárias
• Quais são as pessoas mais indicadas para realizar cada tarefa
• Prazos de conclusão
• Se as tarefas delegadas são compatíveis com a carga de trabalho do colaborador

3º PASSO – Organize condições e recursos
Reflita em quais recursos essa tarefa exige, se estão disponíveis e seu grau de envolvimento.

4º PASSO – Comunique as novas atribuições
Formalize com seus colaboradores e valide o entendimento das tarefas, dos resultados esperados, dos prazos, do padrão de desempenho, nível de autonomia e autoridade.

5º PASSO – Motive para obter cooperação
• Enfatize os bons resultados esperados
• Demonstre confiança na capacidade de seus colaboradores
• Destaque desafios e oportunidades
• Tenha o cuidado de delegar tarefas compatíveis com o grau de experiência de cada um

6º PASSO – Monitore:
Faça follow-up e evite o microgerenciamento.

7º PASSO – Avalie o resultado final e dê feedback
• Discuta o que pode ser melhorado
• Dê apoio para o desenvolvimento e compartilhe as vitórias, conquistas e aprendizados

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Por: Rosangela Meusel – Head of HR Actionsys