Sistema de Gestão Educacional (SGE): Descubra sua importância para as universidades

O uso de um Sistema de Gestão Educacional está se tornando cada vez mais comum em universidades. O motivo para isso é bastante simples: a facilidade que ele traz à instituição e sua rotina administrativa.

Afinal, é comum haver problemas no processo acadêmico, visto que são muitos alunos e, consequentemente, muitos dados. Com isso, um software de gestão pode ser a solução para o cotidiano atribulado de uma faculdade. A união da tecnologia com o conhecimento tem tudo para te auxiliar.

E é nesse ponto que iremos focar aqui: a importância de um Sistema de Gestão Educacional (SGE) para as universidades. Se você possui interesse no assunto, mas não sabe como melhorar sua rotina, aqui terá suas respostas. Continue lendo para descobrir mais!

O que é um Sistema de Gestão Educacional

Antes de listar suas vantagens, faz-se necessário explicar de maneira efetiva o que é um Sistema de Gestão Educacional. Também chamado de SGE ou SGA (Sistema de Gestão Acadêmica), ele tem como objetivo gerenciar as informações dos alunos e da instituição.

Dessa forma, seu foco está em automatizar processos dentro da instituição, tornando instantâneo o que antes costumava ser manual. Basicamente, é um sistema completo, em que todos os módulos conversam entre si e têm o mesmo objetivo. Para entender melhor, é possível acompanhar um exemplo:

Ao solicitar um documento, o aluno o recebe rapidamente, visto que é necessário apenas apertar alguns botões. O departamento administrativo deixa de perder tempo com situações cotidianas, assim como o financeiro passa a se concentrar apenas em suas tarefas.

Com isso, os gestores podem organizar melhor o fluxo de trabalho de toda a instituição e seus colaboradores. Por fim, os professores têm seus alunos em sala de aula e não mais na secretaria.

Vantagens de um Sistema de Gestão Educacional para universidades

Com o exemplo acima, você conseguiu ter uma noção de como o processo da universidade se beneficia de um SGE. Há, entretanto, outras situações em que a adoção do Sistema de Gestão Educacional pode ser útil. Para falar sobre isso, é preciso citar as principais vantagens desse software.

·       Controle Financeiro

O primeiro benefício da adoção de um SGE é a facilidade com que conseguirá fazer o controle financeiro da instituição. Com relatórios específicos, operações econômicas — da geração à baixa — ficarão muito mais organizadas.

Além disso, com a adoção de um sistema integrado de gestão, podemos viabilizar a cobrança das mensalidades através de cartão de crédito, gerando uma redução significativa nos níveis de inadimplência.

·       Atendimento aos alunos

Outro ponto a ser considerado na adoção de um Sistema de Gestão Educacional é o atendimento aos alunos. Além de mais rápido, conforme exemplo acima, ele também será muito mais efetivo.

Há também a possibilidade de realizar matrículas online, além de diversas outras solicitações remotas feitas pelos alunos.

·       Organização Institucional

A geração de relatórios de cada setor também auxilia os gestores a organizar melhor a instituição. Com eles, é possível ver de forma clara e rápida problemas existentes, e com isso, solucioná-los antes que se tornem grandes demais.

·       Integrações com outros softwares

Por fim, é preciso destacar que a utilização de um Sistema de Gestão Educacional é benéfica, também, por realizar a integração com outras plataformas. Exemplo disso é a forma como ele se conecta com as instituições bancárias, facilitando o trabalho do departamento financeiro.

Como escolher um Sistema de Gestão Educacional

Até agora tudo muito simples, mas na hora de escolher por um Sistema de Gestão Educacional é que aparecem as dúvidas. Para auxiliar nessa etapa, abaixo você descobrirá a quais pontos deve se atentar nesse momento. Preste atenção e os adapte à sua realidade.

·       Sistema Integrado

Uma boa pergunta a se fazer quando estiver procurando por um SGE é se ele é, realmente, um sistema integrado. Isso é importante porque, em muitos casos, a solução é vendida em módulos separados.

Dessa forma, ela apenas auxiliará o departamento financeiro, ou administrativo. Se a solução não é completa e os módulos não conversam entre si, o melhor é repensar sua escolha.

·       Suporte e Atendimento

Outro ponto a se prestar muita atenção é no suporte que o Sistema de Gestão Educacional oferece. Como todo software, essa é uma plataforma que exige um processo de aprendizado e ensino.

Por isso, contratar uma empresa que não oferece tais serviços pode causar grandes problemas. Além disso, também é importante conferir qual será o suporte que os alunos terão durante a utilização da plataforma.

·       Custo Benefício

Antes de fechar com qualquer empresa, o ideal é conferir o que outras companhias oferecem a você. Com um mercado repleto de opções, pode haver soluções mais interessantes para sua instituição.

Assim, uma boa dica é pesquisar bastante antes de decidir pela escolhida. Somente feche o contrato quando estiver certo de que aquela é a melhor solução para seu caso e de sua universidade.

·       Capacidade de Crescimento

Este é um ponto muitas vezes esquecido, mas que pode fazer total diferença no futuro da instituição. Afinal, o Sistema de Gestão Educacional conseguirá crescer à mesma medida que a universidade?

Basicamente, é analisar se a solução proposta tem a capacidade de atender sua instituição independente do quanto ela cresça. É preciso ter em mente que, se o número de estudantes dobrar em alguns anos, o SGE deve ser capaz de atendê-los corretamente.

Confira o Sistema de Gestão Educacional da Actionsys

Com tudo que foi dito acima, você já tem o necessário para escolher o Sistema de Gestão Educacional ideal para sua universidade. Para isso, conte com a Actionsys, uma empresa com mais de 10 anos no mercado de implementação de sistemas.

Para o ambiente escolar e universitário, a solução mais indicada é o SAP B1, feito especialmente para isso. Ele possui todos os módulos pré-definidos e ferramentas para auxiliar no cotidiano de uma instituição de ensino.

Ficou interessado? Entre em contato com a Actionsys para mais informações sobre esse incrível Sistema de Gestão Educacional.