Os 5 critérios que devem ser avaliados na qualificação de fornecedores

Trabalhar em uma empresa que possua qualificação de fornecedores é o sonho de todos que se dedicam à logística. Afinal, imagine uma situação em que todos os pedidos colocados cheguem de forma correta e no prazo certo. As operações não são atrapalhadas e tudo ocorre conforme o cronograma.

Infelizmente, porém, essa é uma realidade de poucas companhias. Na grande maioria das vezes, as empresas acabam por atrasar sua produção com os mais diversos problemas. E isso atrapalha a gestão da empresa como um todo.

Para evitarmos esse problema, se faz necessário contar com fornecedores que sigam a mesma linha estratégica que a sua. E, para isso, o ideal é seguir uma cartilha que evidencia a real capacidade das empresas com que trabalha. Mais do que isso, um sistema ERP que te auxilie nessa tarefa, como o SAP B1, se mostra como um grande parceiro.

Ficou interessado nesse tema? Confira abaixo 5 critérios que devem ser adotados na hora de contratar um fornecedor. Aproveite e descubra como o Business One pode te ajudar nesse momento! 

O que é a qualificação de fornecedores?

Antes de focar nas maneiras para garantir o comprometimento das companhias que trabalham com você, é preciso falar de outro ponto. O mais importante nesse momento, é entender o conceito de qualificação de fornecedores e como ele pode te auxiliar.

Para compreender esse termo, portanto, você deve imaginar a contratação de um fornecedor como se fosse a de um colaborador. Com isso, há etapas que devem ser concluídas para se chegar ao melhor candidato.

Esse é um processo comum em grandes empresas, especialmente as que possuem a certificação ISO. Aqui, você poderá fazer questionamentos, entrevistas, testes e até exigências. Tudo para garantir que terá o melhor parceiro com você.

É importante, entretanto, destacar a diferença entre avaliar e qualificar. No primeiro caso, você apenas verifica as qualidades de seu fornecedor e o que ele pode fazer. No segundo, o mais indicado, você atua analisando também sua estratégia, sua missão e sua relação com o mercado.

Os 5 critérios mais importantes na qualificação de fornecedores

Agora que você entende todo o conceito, está na hora de colocar em prática esse aprendizado. Para isso, sugere-se utilizar de uma metodologia que conta com 5 critérios essenciais na qualificação de fornecedores. Você perceberá que, além de interessantes, são pontos altamente significativos para uma boa relação a longo prazo.

1 – Qualificação

Como bom parceiro, você possui algumas exigências básicas para que determinada empresa trabalhe com você. Em geral, fala-se neste ponto da qualidade dos insumos que serão entregues. Afinal, é preciso receber produtos de boa procedência para garantir a continuidade de seu negócio.

Para isso, é importante analisar criteriosamente os produtos que serão fornecidos por quem supre suas necessidades. O ideal, nessa situação, é criar um questionário que englobe todos os itens importantes para sua operação.

De acordo com os resultados obtidos nesse teste, você já saberá quais companhias estão aptas ou não a trabalhar com você. Por mais básico que seja, esse é um dos passos da qualificação de fornecedores que mais tira concorrentes da disputa.

2- Cotação

Em geral, o primeiro contato que se tem com um possível fornecedor é por meio da cotação. É aqui que você solicita os itens que deseja adquirir e recebe os valores para cada um deles. Ainda assim, é comum que esse pedido não seja respondido, ou que venha sem detalhes importantes para você.

Por conta disso, esta é outra etapa que acaba por retirar diversos potenciais parceiros da corrida. Pois, se uma empresa não consegue nem atender bem um cliente novo, imagina como trabalha com os seus atuais.

Sabendo disso, seja exigente durante qualquer processo de cotação que tiver que solicitar. O mínimo que se espera é que a companhia consiga responder o pedido com todas as informações necessárias, num prazo curto e com valores dentro da realidade do mercado.

3- Desempenho Operacional

Agora sim, está na hora de partir para a parte prática desse processo. Você já fez a qualificação de fornecedores em dois itens, mas ainda faltam três para se cumprir o programa. Assim, é preciso considerar o desempenho de seus parceiros.

Para isso, um bom indicador é o prazo de entrega de cada uma das empresas que trabalha com você. Sem insumos, você pode ter sua produção parada, então precisa de aliados que te possibilitem crescer.

Diversos são os KPIs que podem ser utilizados para analisar este ponto. Entre eles, pode-se citar tempo de resposta, custo de garantia e pontualidade das entregas. Aqui, é importante que você considere os que fazem mais sentido para sua operação como um todo.

4- Estabilidade Financeira

Muito esquecida, a estabilidade financeira de seus parceiros é de extrema importância para você. Talvez tão relevante quanto a sua, é ela que garantirá a capacidade deles de atender aos seus pedidos e necessidades. Já que, se estiver com problemas no fluxo de caixa, esse aliado pode te deixar na mão.

Com isso em mente, é preciso estar sempre atento à situação que seus fornecedores se encontram. Dificilmente eles virão te dizer que estão com problemas, então será necessário acompanhar alguns indicadores para descobrir.

Rupturas constantes, dificuldade no atendimento e alta rotatividade de funcionários são bons pontos a se analisar. Lembre-se que qualquer problema que ele sofrer pode te afetar, então todo cuidado é pouco para ver sua empresa sempre sadia.

5- Práticas e Processos de Gestão

Um fornecedor pode ser aprovado em todos os itens descritos acima, mas, ainda assim, não ser um bom parceiro. Isso acontece, principalmente, por conta desse último item, que analisa a forma como a empresa trabalha, sua burocracia e sua gestão em geral.

Esse tipo de conclusão você terá, muito provavelmente, após os primeiros pedidos. Será nesse período que poderá perceber problemas quanto às práticas de seu parceiro, como dificuldades de comunicação interna e má gestão.

Novamente, é preciso focar nas necessidades que sua empresa apresenta. Assim, a qualificação de fornecedores garante que eles estarão sempre aptos a te atender no menor prazo possível. E isso não ocorrerá se eles não demonstrarem processos corretos e eficazes.

Saiba como montar uma grade qualificação através do SAP B1

Com todo o conhecimento adquirido acima, você deve estar pensando em todo o trabalho que deverá realizar para atender os critérios. A boa notícia, porém, é que existem sistemas feitos para te auxiliar na qualificação de fornecedores. O melhor exemplo é o SAP B1, também conhecido como Business One.

Este é um ERP focado em pequenas e médias empresas, suas necessidades e dificuldades. Criado pensando nelas, o sistema apresenta inúmeros módulos para ajudar os mais diversos departamentos de uma companhia.

Além de auxiliar a companhia em diversos processos, o SAP B1 ainda permite uma melhor organização, mais produtividade e lucratividade. Para investir nele, porém, é preciso contar com os parceiros corretos.

Actionsys: a sua parceira ideal!

A Actionsys é uma empresa que está há mais de 13 anos no mercado, oferecendo soluções para os mais diversos setores. Você pode se beneficiar com plataformas completas, que auxiliarão a implementar novas tecnologias à organização, bem como na análise de dados.

Com isso, você terá ao seu lado um parceiro para qualquer situação que venha a ocorrer. Seja da qualificação de fornecedores a problemas com nota fiscal ou entrada de pedidos. Estaremos sempre a postos para te auxiliar no que for preciso.

Ficou interessado? Entre em contato com um especialista da Actionsys para mais informações.