Rollout: como comunicar a dinâmica da legislação brasileira?

Quando uma empresa começa a alcançar objetivos, é natural que entre em processo de expansão e crescimento. Com isso, o sistema de gestão ou de processos pode se tornar obsoleto ou não conseguir atender às novas necessidades da empresa. O processo de Rollout chega, nesse contexto, para auxiliar na transição das tecnologias da empresa.

Isso porque, embora a solução mais prática seja a busca de outras tecnologias que atendam às novas demandas, o processo de transição para novas tecnologias não é fácil. Seja sua empresa de médio ou grande porte, a perspectiva de mudar/alterar um sistema ERP ou outros sistemas podem ser assustador.

Nesse conteúdo, explicaremos como o Rollout é uma solução eficaz, prática e ágil para essa situação, unindo produtividade e agilidade ao crescimento e adaptação da sua empresa.

Rollout em TI: o que é?

O processo de Rollout entra nesse momento. Ele consiste na reestruturação das tecnologias utilizadas em uma empresa, como, por exemplo, na migração de sistemas de ERP para um mais compatível com as necessidades da empresa, ou na substituição de todo um sistema operacional computacional.

Outros processos de transição que podem ser implementados com maior facilidade por meio do processo de Rollout são o de aquisição e implementação de novos sistemas, softwares ou mesmo máquinas.

Assim, estamos falando no processo de transição de uma tecnologia para outra, por quaisquer que seja o motivo. Isso faz com que a mudança passe por dificuldades de organização e agilidade, problemas que afetam diretamente a produtividade de uma empresa.

Dessa forma, o processo de Rollout pode ser um pouco complexo e exige conhecimento técnico, mas o benefício é significativo a longo prazo, pois evita e ameniza maiores problemas após a migração.

Os benefícios do Rollout em TI

São muitas as vantagens de realizar o processo de Rollout em TI. Desde que sejam bem-feitas e bem planejadas, o Rollout pode trazer os seguintes benefícios para a sua empresa:

• Redução dos custos e despesas envolvidos na mudança estrutural: como os resultados são melhores e, em geral, trazem mais agilidade e organização, as despesas são menores porque se resumem àqueles referentes à implementação e acompanhamento de resultados, havendo poucos gastos com manutenção e ajustes;
• Maior produtividade: o Rollout pressupõe, inicialmente, a organização dos processos envolvendo a migração de tecnologias. Com tais processos organizados e esquematizados, é natural que haja uma melhoria na produtividade no serviço.
• Integração de novas tecnologias e empresas com maior agilidade;
• Sua empresa mais atualizada: esse processo ocorre quando uma empresa está melhorando os sistemas ou implementando novas tecnologias, o que naturalmente faz com que esteja mais atualizada e à frente da concorrência;

Como é realizado o processo de Rollout em TI?

Para que o processo de Rollout ocorra com sucesso, alguns passos e detalhes devem ser observados previamente.

Benchmarking

Benchmarking é o ato de pesquisar e estudar o próprio mercado em que se está inserido, analisando concorrentes em busca de padrões, fraquezas e oportunidades. Isso permite identificar as melhores opções de tecnologias para a fase em que sua empresa se encontra, evitando arrependimentos e garantindo o acerto na escolha na hora da transição.

Realize um treinamento interno

Ao implementar uma nova tecnologia ou melhorar um sistema já existente, é importante lembrar que as pessoas devem saber usá-la. Afinal, de nada adianta possuir o melhor software do mercado se nenhum colaborador souber usufruir de suas finalidades.

Assim, invista em um treinamento interno para que sua equipe saiba utilizar o máximo das novas tecnologias, garantindo maior efetividade nos resultados após a migração.

Com isso em mente, é hora de compreender como ocorre o processo de Rollout em TI. De forma geral, dividimos o processo em 6 etapas. Quais sejam:

1. Análise prévia do sistema existente;
2. Alinhamento de expectativas e necessidades;
3. Planejamento com base na análise e alinhamento.
4. Determinação de requisitos e mudanças que deverão acontecer;
5. Implementação conforme análise e planejamento;
6. Revisão da implantação conforme as expectativas e legislação local.

Explicaremos os procedimentos a seguir.

Análise prévia do sistema existente

A análise prévia do sistema existente consiste na avaliação do estado pré-migração do sistema, identificando os seus pontos fortes e fracos, e fatores que não devem ser modificados. Além disso, essa etapa permite identificar falhas e fraquezas de forma que, após a migração, estas já sejam prevenidas.

Alinhamento de expectativas e necessidades

Após compreender o status inicial das tecnologias, é importante alinhar exatamente o que se espera das novas implementações, sejam elas novas máquinas, novos softwares ou sistemas melhores. Isso é feito com base em uma compreensão detalhada das necessidades que levaram a empresa a buscar o processo de migração para novas tecnologias, identificando o que se espera delas.

Planejamento com base na análise e alinhamento.

Com as informações coletadas nas etapas anteriores, começa o processo de Rollout em si. Ele não começa, no entanto, diretamente com a implementação, mas sim com um planejamento detalhado. Esse planejamento é o que guiará toda a migração, bem como é nele que se identificará as necessidades específicas da empresa em termos de tecnologia.

O planejamento considerará, então:

• O que será implementado;
• O tempo necessário para a implementação;
• Pontos e necessidades específicas de cada setor da empresa;
• As necessidades que a nova tecnologia deverá atender;

Entender o sistema já existente é um passo que auxilia nessa etapa porque permite identificar, desde o início, elementos que não podem ser modificados e outros cuja infraestrutura demanda melhorias.

Implementação conforme análise e planejamento

A fase de implementação é aquela em que a migração realmente ocorre. O ideal é que todo o processo seja feito com a ajuda de profissionais da área, de forma que não haja problemas ou erros durante a migração para um sistema ERP melhor.

Aqui, a implementação é feita com base em todo o planejamento, então a etapa anterior é de especial importância para que não haja falhas na migração em si.

Revisão da implantação conforme as expectativas e legislação local.

Após a implementação do novo sistema, é hora de revisar seu funcionamento para garantir que está conforme as expectativas. Além disso, é fundamental conferir se atende às determinações legislativas locais. Explicaremos mais sobre elas a seguir.

Localização Brasil: como a legislação brasileira afeta a dinâmica do Rollout?

Atualmente, os principais desafios envolvendo o Rollout no TI estão relacionados à dificuldade de empresas internacionais em implementarem suas tecnologias em um país com uma legislação fiscal, tributária e contábil diferentes da matriz.

A preocupação com legislações estrangeiras é sempre válida, uma vez que muitos sistemas – principalmente os ERPs internacionais – não foram desenhados para atender alguns cenários ao redor do mundo, especialmente o brasileiro. 

O Brasil, por exemplo, é considerado uma dos países com cenário fiscal e tributário de maior complexidade do mundo. A dificuldade está em cumprir todas os obrigações fiscais e tributárias exigidas por casa região. Além disso, também é preciso estar atento nas adequação de migrações de dados e cumprimentos com a LGPD.

Para garantir que sua empresa esteja de acordo com as leis fiscais, tributária, contábeis e de armazenamento e distribuição de dados, o ideal é contar com o apoio de profissionais especializados.

Há uma vantagem ainda maior na adoção de uma consultoria especializada já agregada a um sistema ERP que esteja de acordo com todas as normas e legislações, mitigando eventuais riscos.

Conte com apoio da Actionsys no seu processo de Rollout

A Actionsys é uma empresa de consultoria de sistemas e processos que já está há mais de 12 anos no mercado. Contamos com uma equipe especializada que acompanha e assessora empresas de todos os portes, nacionais e multinacionais.

Como tal, nossa experiência e conhecimento nos torna especialistas no ERP Oracle JD Edwards. Por isso, somos a parceira ideal para a sua empresa durante um processo de Rollout, com conhecimento amplo sobre todo o processo e, ainda, com um sistema que atende às suas necessidades.

Se a sua empresa está em expansão, pode ser hora de reavaliar o sistema ERP já utilizado. Dessa forma, conte conosco para analisar a sua situação atual e fornecer uma orientação completa do melhor curso de ação.

Agora que você já sabe que o Rollout é uma opção para melhorar os seus resultados e performance corporativos, agende uma reunião com nossos especialistas para organizarmos um processo na sua empresa!