Papel do PMO em um projeto de implantação de sistemas

O PMO, sigla para Project Management Office, é um departamento de destaque, visto que é responsável pela transição e gerenciamento de todos os projetos da empresa.

Com isso em mente, é necessário entender ao certo qual o papel do PMO em um projeto de implementação de sistema. Afinal, como aplicar suas funções dentro desse cenário? Confira!

A implantação de sistemas X Gestão de projetos: qual a relação?

A implantação de um sistema na empresa deve ser encarada como uma grande obra, já que todos os processos passarão por mudanças com a chegada de uma nova ferramenta, como, por exemplo, um sistema ERP.

Será preciso integrar departamentos, alterar as rotinas e engajar seus colaboradores. Tendo isso em vista, é possível enxergarmos um dos grandes desafios desse processo: organização.

O processo de implantação de sistemas deve realizar todas as suas etapas sem que crie nenhuma ruptura no negócio da empresa. Além disso, assim como em uma reforma, é preciso estar sempre atento aos prazos e orçamentos.

Para evitar os mais variados tipos de deslizes nesse momento, é importante que o processo de implantação de sistema conte com o departamento de PMO e profissionais de gerenciamento de processos como seus principais parceiros.

Em muitos momentos, o papel do PMO pode ser confundido com o do gerente de projetos, uma vez que ambos têm como objetivo organizar e gerir projetos da empresa. Entretanto, é importante considerar que esses cargos podem — e devem — ser complementares, em especial no processo da implantação de um sistema, quando toda a empresa está voltada a um único objetivo. Somente com essas duas áreas engajadas você poderá ter atribuições, como: 

•  Coordenação de esforços para que a estratégia da implantação seja cumprida;

•  Otimização de recursos da implantação entre toda a organização;

•  Controle e suporte de todas as etapas da implantação.

O papel do PMO na implantação de sistemas

Com tantas informações e etapas, é natural que o processo de implantação de sistemas possa se tornar um período conturbado. Para que esse momento seja encarado de maneira tranquila, é imprescindível contar com o papel de um PMO em seus processos internos.

Desenvolvimento do planejamento

Antes de iniciar a transição de um sistema para outro, se faz necessário um planejamento. Este é, justamente, o primeiro papel do PMO nesse processo, definindo a forma como tudo será feito. Nesse momento, a escolha mais importante é a do software que será adquirido, o que dependerá das necessidades da empresa.

Esta é uma das prioridades do departamento, que analisará todas as alternativas disponíveis e sugerirá a mais completa. Aqui, também será necessário entender quais customizações serão necessárias e as prioridades do projeto.

Elaboração de um cronograma

Assim que o projeto estiver definido, é preciso elaborar um cronograma de tudo o que ocorrerá em seu decorrer. Neste ponto, serão detalhadas todas as atividades necessárias para sua conclusão e um prazo para cada uma. E, como se pode imaginar, este é outro papel de grande importância do PMO e que merece destaque.

O documento deve conter todas as etapas do processo e sua evolução. Sua necessidade se mostrará no decorrer do projeto, que definirá se tudo será feito da maneira correta e no tempo certo. Para ser efetivo, porém, é importante estar em constante análise e adaptação.

Montar o escopo do projeto

Com o planejamento e o cronograma prontos, o próximo papel do PMO é o de definir o escopo do projeto. Basicamente, este é um resumo de tudo o que deve ser feito durante o período de execução, mas agora com detalhes. Sendo assim, além das tarefas já definidas, são consideradas também a subdivisões dessas atividades.

Dessa forma, ele se apresenta como um planejamento mais detalhado, inclusive com as pequenas etapas. Este será o seu guia dentro do processo e, junto ao cronograma, é o que definirá o andamento da implantação do sistema. 

Definir os colaboradores responsáveis do projeto

Com tudo isso alinhado, chega o momento de distribuir as tarefas aos seus respectivos responsáveis. Aqui, é preciso não somente entregar as atividades a eles, mas também dar detalhes sobre sua execução. Para isso, é preciso explicar como deve ser feito, qual o prazo de entrega e a quem recorrer. Tudo isso é importante para garantir o sucesso.

Já com as tarefas distribuídas, está na mão dos colaboradores seu desenvolvimento correto. Eles deverão, constantemente, apresentar a evolução da atividade, reportando também quaisquer problemas. É essa análise, junto ao cronograma e o planejamento, que garantirá a eficácia do projeto.

Geração de dados para análise da implantação

Com todos as etapas acima cumpridas, o próximo passo é gerar dados que possibilitem uma análise da implantação. É com base nessas informações, que o PMO poderá cumprir seu papel de organizar todo o processo. Esse material é, portanto, de crucial importância para o andamento do projeto e sua execução.

Os números e índices necessários podem ser adquiridos por meio do próprio sistema ou ainda de análises presenciais. O importante, porém, é manter um acompanhamento constante dos dados, comparando-os sempre com o que foi previsto no planejamento, no cronograma e no escopo.

Monitoramento constante do projeto

Engana-se que pensa que esse acompanhamento deve ser feito apenas durante o processo. Papel fundamental do PMO, o monitoramento deve ser constate, inclusive após a implantação do sistema. A justificativa para isso é bastante simples, visto que novas necessidades, problemas ou soluções podem aparecer a qualquer momento.

Sendo assim, estar sempre atento não somente ao ERP, mas também ao mercado, é uma tarefa primordial. Em um mundo globalizado e com a concorrência tão ativa, estar à frente é uma necessidade também constante. E, para se proteger disso, somente estando sempre a par do que está ocorrendo, tanto no mundo interno quanto no externo.

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Com todo o conhecimento a respeito do papel do PMO adquirido acima, agora é hora de conhecer a principal ferramenta do mercado.

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E, para confirmar isso, você estará sempre a par de tudo o que acontece, tendo uma visão macro do projeto e materiais para troca de informações e status.

O papel da Actionsys na sua empresa!

Não há dúvida alguma quanto à complexidade da implantação de um sistema, especialmente em grandes empresas. Isso não quer dizer, entretanto, que este precise ser um processo caótico e desorganizado. Para evitar essas situações, o mais indicado é contar com um parceiro que entenda o papel do PMO e o desenvolva para você.

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