Saiba tudo sobre PMO: o que é, funções e vantagens para sua empresa!

A falta de organização da rotina de processos pode acontecer em empresas de diversos portes e, provavelmente, você já vivenciou ou está vivenciando uma experiência parecida. Esse cenário pode estar conectado diretamente com a pressão no cotidiano de seus colaboradores!

Sendo assim, uma estrutura organizacional que pode facilmente auxiliar na resolução de problemas com controle de projetos empresariais é o PMO. Sua implementação pode ser a chave para uma maior organização e melhor qualidade do serviço ofertado.

O que é um Escritório de Projetos (PMO)?

A sigla PMO deriva do inglês Project Management Office e pode ser traduzida para o português como Escritório de Projetos. O PMO é uma estrutura voltada às organizações que visa facilitar e controlar projetos com maior efetividade.

Em suma, o papel de um PMO está centrado na disseminação de boas práticas da organização da empresa e na aplicação de metodologias que garantam o bom encaminhamento de todos os projetos.

Também vale destacar que é possível existir mais de um tipo de PMO dentro de uma organização, além de que cada um pode indicar meios diferentes para o controle de processos.

PMO X Gerente de projetos: qual a diferença?

Muitas pessoas confundem a imagem de um PMO com a figura de um Gerente de Projetos. Entretanto, apesar de ambos se situarem no âmbito do gerenciamento de projetos, eles atuam de forma diferente.

Gerente de projetos

Esse profissional tem a função de administrar um projeto propriamente dito, planejando, reunindo pessoas com as competências necessárias, liderando e controlando a execução dos processos.

O gerente de projetos, inclusive, não precisa ter conhecimentos específicos na área do projeto que guia. Ele está mais alinhado com a competência de montar equipes capacitadas para o projeto e tem um papel de motivação, orientação e liderança, contando com uma psicologia integradora e humana.

PMO

O PMO, por sua vez, não é uma única pessoa, é sim uma estrutura que suporta, cria métodos e audita equipes, incluindo o gerente de projetos. Vale ressaltar também que PMO pode ser uma sigla para “Project Management Officer”, este sim, um profissional que implementa as diretrizes do escritório de projetos.

Com a diferença estabelecida, podemos entender que o PMO e o gerente de projetos são partes de uma engrenagem que administra um projeto. O gerente de projetos sendo responsável por um pequeno número de projetos e o PMO abarcando a totalidade dos projetos em andamento ou a serem iniciados.

PMO x PMI: são a mesma coisa?

Outra confusão feita por alguns é entre os conceitos de PMO e PMI, apesar de serem siglas parecidas, elas remetem a significados opostos.

Como você já sabe, PMO é a sigla para Project Management Office. Já o PMI, por sua vez, vem da sigla em inglês de Project Management Institute, o Instituto de Gerenciamento de projetos, em tradução livre.

O PMI é o instituto mais famoso no mundo do setor de gerenciamento de projetos, oferecendo cursos de certificação de profissionais e um guia, publicado a cada quatro anos, que oferece práticas atualizadas para os gerentes de projetos.

PMO e suas funções!

Agora que você já compreendeu os conceitos do PMO, está na hora de entender a importância do PMO para as organizações.

Como garantir o sucesso de um projeto? A resposta para essa questão vai muito além do que uma simples etapa de planejamento. É preciso adotar processos e metodologias específicas que monitorem cada etapa do processo de um projeto.

Essa é a principal função de um PMO, ser o centro de informações de todos os projetos da empresa. Possibilitando que as boas práticas de gestão e organização sejam aplicadas em cada parte do projeto.

Antes de conhecermos os tipos de PMO presentes no mercado, é importante visualizar quais são suas funções gerais e como elas podem ajudar a sua empresa. Confira:

Definir quais metodologias de gestão de projetos usar

É parte do trabalho do PMO avaliar qual é a metodologia mais adequada para o desenvolvimento de um projeto e aplicá-la, assim como instruir os gerentes de projeto em como adotar a metodologia definida.

São três as principais metodologias a serem adotadas em projetos:

1. Gestão clássica: indicada quando se tem um bom conhecimento do escopo do projeto ou do produto a ser entregue. Sendo assim, os projetos têm um ciclo de vida e necessitam de um detalhamento profundo. Além disso, essa metodologia só permite que alguma mudança seja feita a partir de um controle, que pode ou não autorizar.
2. Gestão ágil: Nessa metodologia, os projetos podem ser adaptados ao longo do seu desenvolvimento. É feito um planejamento progressivo, conforme novas informações são recebidas. O método ágil é mais indicado para organizações e projetos onde as mudanças sejam constantes.
3. Gestão híbrida: Por fim, a metodologia híbrida, como o nome já sugere, mescla partes dos dois métodos anteriores, é mais aberta e depende do que projeto precisa.

Estabelecer e rever processos de gerenciamento de projetos

O trabalho do PMO precisa funcionar sem obstáculos e, para isso, é necessário que processos de gerenciamento de projetos sejam estabelecidos. Tais processos podem ser entendidos como um conjunto de ações tomadas para se alcançar um objetivo.

Ao estabelecer tais processos e usá-los com constância, é possível alcançar uma padronização que facilita grandemente o trabalho. O PMBOK – Guide to the Project Management Body of Knowledge – criou uma divisão para esses processos, são eles:

• Iniciação: Defini um novo projeto ou uma nova fase, formulando um estatuto e identificando os colaboradores.
• Planejamento: Desenvolve um plano de gerenciamento de projeto, nessa etapa estão inclusas as tarefas de cronograma, escopo etc.
• Execução: Hora da ação! Esse grupo irá colocar em prática o que foi definido na etapa de planejamento.
• Monitoramento e controle: Vamos comparar? Esse grupo será responsável por medir o que foi planejado e o que foi executado, mantendo o controle do projeto.
• Encerramento: Responsáveis por concluir formalmente uma fase ou o projeto como um todo.

Gerenciar objetivos e o portfólio de projetos

O gerenciamento de demandas é necessário nas organizações, uma vez que a chegada de novos projetos é constante. Ordenar e priorizar, então, também fazem parte do trabalho do PMO, para que não haja desvios de estratégias e para que os resultados apresentem qualidade cada vez melhor.

Priorizar projetos

Quem trabalha na área de tecnologia sabe que qualquer demanda que apareça quase sempre tem urgência. Dessa forma, também é função do escritório de projetos fazer uma análise minuciosa de prazos, equipes e verba disponível e a partir de suas conclusões, decidir qual projeto priorizar.

Diferentes tipos de PMO

Como mencionado anteriormente, podem existir diferentes tipos de PMO dento das organizações. Cada um deles é diferenciado por seu grau de controle em relação as etapas dos projetos.

PMO de suporte

Esse é um escritório de projetos que tem um perfil de consultoria e orientação, tendo como principal missão recomendar aos gerentes de projetos, de forma analítica, vantagens e desvantagens de cada modelo a ser adotado, assim como técnicas e caminhos possíveis para a conclusão de um projeto.

Também faz parte do escopo do PMO de suporte registrar e organizar a documentação dos projetos, fazendo com que as informações estejam sejam sempre disponíveis, principalmente para orientar os próximos projetos. Esse é o tipo de PMO com menos grau de controle dentro de uma empresa.

PMO de controle

Além do apoio a gerentes de projetos, o PMO de controle também tem o papel de verificar se toda a equipe selecionada para um projeto está seguindo os modelos definidos pela organização.

O PMO de controle realiza auditorias de processos, que atuam para localizar pontas soltas no processo, ou detalhes que não estão sendo seguidos da forma que deveriam. As auditorias permitem a revisão de processos, que garantem mais eficiência e contenção de erros.

PMO diretivo

Esse é o tipo de PMO com grau de controle mais elevado. Responsável por encaminhar recursos específicos para os projetos, o PMO diretivo mantém o controle desde o direcionamento de cada gerente, gastos por projeto, auditorias de conformidade, disseminação de metodologias etc.

Quais benefícios um PMO oferece para a empresa?

Alguns dos principais benefícios que um PMO pode trazer para a sua empresa são:

Aumento na qualidade dos projetos

A organização do PMO auxilia na padronização de processos, tornando-os mais eficientes. Com esses dois fatores alinhados, a produtividade da empresa/equipe aumenta, gerando também um crescimento na entrega e na qualidade dos projetos.

Capacitação dos gerentes de projetos

Sem um PMO na empresa, todos os processos ficam a cargo do gerente de projetos, sendo assim, já dá para imaginar a sobrecarga de trabalho e o aumento de refação de tarefas.

Portanto, é possível afirmar que o PMO auxilia na capacitação do gerente de projetos, já que é seu papel ter uma visão ampla da rotina e orientar a gerência. Com isso, é viável redobrar a atenção a todos os pontos do projeto.

Facilidade em tomar decisões

Além de projetos com qualidade superior, o PMO também consegue ter uma dimensão maior do que precisa ser realizado, calculando tempo, informações e outras necessidades para que os projetos tenham o andamento esperado.

Ademais, um PMO torna o processo de tomada de decisões mais eficiente, uma vez que ele proporciona uma visão ampla da realidade da empresa, criando uma margem de manobra para estudo de priorizações ou mudanças de direcionamento de algum projeto.

Redução de falhas em projetos

Uma parte de muita relevância para a qualidade dos processos é a ausência de falhas e erros que podem acontecer ao longo do tempo. Informações desencontradas, falta de comunicação ou transparência entre uma equipe, assim como detalhes que devem ser função do gerente de projetos e que podem se perder caso este tenha que tomar conta de muitas tarefas.

O papel do PMO também é acompanhar e identificar processos mais eficientes, fazendo com que estes tornem-se modelos a serem seguidos. Da mesma forma, o escritório de projetos também reconhece rotinas que podem ser ineficazes, com pouca qualidade ou que podem ser aprimoradas, sempre com foco em sugerir melhorias.

Com isso em mente, o PMO evita a perda de tempo com processos longos demais ou com retrabalho, também diminuindo a taxa de falhas ou erros nos projetos.

Projetos alinhados à estratégia da organização

Quase sempre, um PMO é criado para estar alinhado ao que as organizações ou seus setores precisam. Assim, existe um trabalho bastante completo em conhecer os objetivos e estratégias de uma empresa. Conhecendo essas informações, a responsabilidade de propor transformações na cultura organizacional fica a cargo do escritório de projetos.

Além disso, cabe ao PMO a detecção e análise de projetos que estejam em acordo com a visão estratégica da empresa, filtrando e selecionando aqueles que de alguma forma não estejam alinhados com o plano de atuação da empresa.

Visibilidade e transparência para os projetos

Como fazer com que os projetos da minha empresa caminhem de maneira satisfatória? Esse é um questionamento feito por inúmeros gestores, e a resposta é simples: a visão que o PMO adquire dentro dos processos internos da empresa, possibilita que ele filtre, análise e repasse para as equipes as informações do projeto de forma transparente, organizada e eficiente.

PMO: o melhor caminho para a gestão de projetos!

Com isso, podemos concluir que existe uma tendência de crescimento nos escritórios de projetos, assim como um forte indicativo de implementação de programas de gerenciamento de projetos, que podem ajudar a organizar, acompanhar e gerenciar projetos de forma mais dinâmica, rápida e com a colaboração de toda a equipe.

Lembre-se existem diversos modelos de PMO no mercado, além claro de inúmeros processos de gestão de projetos que surgem todos os dias. É preciso estar em contato com os seus diferenciais para escolher a melhor opção para o seu negócio.

Ficou com alguma dúvida sobre esse assunto? A Actionsys está aqui para esclarecê-las, entre em contato conosco e vamos conversar!