Obrigações acessórias: como um software pode te ajudar?

Toda empresa precisa apresentar uma série de declarações e pagar diversos impostos para se manter regular com a Receita Federal do Brasil (RFB). Uma das categorias dessas obrigações é o grupo conhecido como “obrigações acessórias”.

Mas afinal, o que são obrigações acessórias?

Existem pagamentos de impostos e prestações de contas que todas as organizações devem demonstrar para se manter em dia com a RFB. Eles são chamados de obrigações principais e incluem a quitação de impostos municipais, estaduais e federal. Porém, existe uma outra categoria de obrigações fiscais chamada de obrigações acessórias. São deveres administrativos que fornecem à RFB mais informações sobre a empresa e esses dados servem para garantir que a companhia está cumprindo suas obrigações tributárias.

Quais são essas obrigações?

Há diversos documentos e declarações exigidos nas obrigações acessórias. Cada um deles tem um prazo específico sobre o qual é preciso estar sempre atento.

Quais são as penalidades para seu não cumprimento?

As obrigações acessórias devem ser enviadas usando o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), uma ferramenta digital e automatizada. Seus prazos e suas datas de entrega são rígidos, o que pode dificultar a reunião de todas as informações necessárias em tempo hábil para o cumprimento das obrigações fiscais.

No caso de atraso ou não cumprimento das obrigações, a empresa fica sujeita a uma série de penalidades por parte da RFB. Elas incluem multas e até a paralisação das atividades da organização. Assim, utilizar ferramentas que facilitem a reunião de dados e o cumprimento dessas obrigações de maneira eficaz é essencial para garantir a saúde financeira e a longevidade da companhia.

Como um software ajuda no seu cumprimento?

A utilização da tecnologia pode ajudar, e muito, no cumprimento das obrigações acessórias requeridas da companhia. Entenda a seguir todos os benefícios que um software especializado pode trazer para a organização!

·        Centralização das informações

O cumprimento das obrigações acessórias exige a reunião de informações e documentos referentes ao funcionamento da empresa e ao pagamento de impostos. Por esse motivo, é essencial garantir que toda a documentação pertinente esteja disponível e que haja fácil acesso a ela.

Assim, garante-se que a equipe não vai ter problemas para reunir as informações necessárias para o cumprimento das obrigações acessórias. O uso de um software permite concentrar os dados e as documentações em um único lugar, de forma acessível e segura. Com isso, evita-se a perda de informações e torna-se mais fácil o trabalho de reunir as informações.

·        Facilidade para o cumprimento de prazos

As obrigações acessórias têm prazos de envio diversos e o atraso em qualquer um deles pode ocasionar multas e prejuízos para a companhia. A utilização de um software específico torna a equipe mais produtiva, já que todas as informações podem ser reunidas de forma mais ágil. Assim, esses prazos podem ser cumpridos mais facilmente, o que ajuda a proteger a organização contra atrasos e suas consequências.

·        Redução da probabilidade de erros

A RFB está cada vez mais exigente quanto à confiabilidade das informações enviadas pelas empresas a seus sistemas. Porém, por exigir a reunião de uma grande quantidade de informações, podem haver erros ou dados incoerentes quando se trata das obrigações acessórias da organização.

Ao permitir o acompanhamento automatizado e a integração de dados contábeis e fiscais, um software especializado diminui a probabilidade de erros por parte da equipe no momento do envio das obrigações acessórias. Com isso, garante-se a confiabilidade das informações e o envio correto de toda a documentação exigida pela RFB.

·        Facilidade para adequar-se à legislação

A legislação brasileira está em constante mudança – e as obrigações acessórias, em geral, acompanham esse movimento. Um documento exigido em determinado ano pode ser substituído por outro no ano seguinte. Isso pode tornar o processo mais complexo, uma vez que exige ajustes e alterações na declaração de informações sobre a empresa.

Por permitir acompanhamento automatizado, a utilização de um software pode resolver esse tipo de problema. Com ele, não é preciso alterar uma grande quantidade de documentos físicos, uma vez que a alteração de uma documentação na plataforma digital altera automaticamente todas as outras informações.

Com isso, é mais fácil adaptar a companhia às mudanças da legislação, o que garante que ela se mantenha sempre em conformidade com a lei. Isso também evita retrabalho da equipe, de forma a permitir que ela se torne mais eficiente e produtiva.

Em resumo, estar em conformidade com a legislação no que diz respeito às obrigações acessórias é essencial para que a organização evite receber multas e punições. Isso garante a saúde financeira de sua empresa e a manutenção das atividades corporativas a longo prazo.

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Por: Carina Freitas, Consultora Fiscal Actionsys