A importância do BPM para o seu negócio!

Você sabe qual é a importância do BPM para empresas? Aplicar essa ideia no seu negócio pode ser decisivo para garantir seu crescimento, pois ele traz um grande número de vantagens e aumenta o controle dos seus processos, permite alinhar à estratégia organizacional e aprimorar conforme o passar do tempo.

Apesar desse conceito proporcionar vários benefícios, é necessário que o gestor entenda melhor sobre o funcionamento do BPM, os resultados que poderão ser proporcionados e como adotá-lo na gestão da organização. Entenda mais sobre o assunto com esta leitura!

Recapitulando, o que é BPM?

Business Process Management (BPM ou Gestão de Processos de Negócio, em português) reúne métodos, técnicas e ferramentas das áreas de gestão de negócios e tecnologia da informação (TI). Seu objetivo é proporcionar maior monitoramento e controle ao desenvolvimento, andamento e conclusão de procedimentos.

Na prática, são utilizadas tecnologias que permitem gerenciar os componentes de processos (como máquinas, sistemas, pessoas, entre outros), bem como obter de forma precisa informações sobre os recursos utilizados (como tempo, materiais e custos).

Por que o seu negócio precisa de um BPM?

Essa é uma metodologia mais ampla do que muitos acreditam, ela vai além da implementação de tecnologias e engloba o uso de técnicas ou métodos que impactam suas diferentes áreas. Isso faz com que sua adoção reflita positivamente no desenvolvimento da organização.

A seguir listamos e explicamos as principais vantagens e pontos de benefício da estratégia.

Melhor gestão dos processos

Qualquer processo corporativo deve ser monitorado e analisado constantemente para que o gestor consiga encontrar gargalos e corrigi-los, fazer com que ele flua com mais facilidade ou aprimorá-lo.

Por exemplo, o BPM permite que o gestor determine uma ordem lógica para realização de seus processos e saiba as capacitações que devem ser realizadas na equipe para que desempenhem melhor suas funções.

Otimização dos procedimentos

BPM amplia a capacidade da empresa sem prejudicar sua eficiência e segurança. A organização conseguirá cumprir todas suas demandas, minimizar seus custos, taxa de custos e inconsistências, tudo isso mantendo o nível de qualidade dos serviços ou produtos.

Transparência dos processos

Colaboradores passarão a entender como funcionam os processos da organização, fazendo com que eles se comuniquem melhor, executem eficientemente suas operações e trabalhem em harmonia para atingir os mesmos resultados.

Maior produtividade

A produtividade é alcançada de duas formas, uma delas é por meio da padronização dos processos, já que todos da organização realizarão suas operações de uma mesma forma, o que evita erros, retrabalho e manutenção. A segunda forma consiste na automação dos processos cíclicos, o que faz com o pessoal se concentre melhor em suas atividades.

Redução nos custos

Os custos operacionais diminuem conforme os procedimentos se tornam mais eficientes e os funcionários mais produtivos. Como o BPM aperfeiçoa a gestão corporativa, os gestores saberão como reduzir seus gastos sem afetar a qualidade das atividades do fluxo produtivo.

Segurança e governança

Automatizar os processos torna a segurança da informação mais elevada, já que os sistemas incluem ferramentas de segurança e não incorrem em falhas humanas.

O BPM ainda envolve o estabelecimento de normas, políticas e diretrizes que limitam a execução dos procedimentos. Assim, é possível definir o que pode ou não ser feito na empresa, garantir o sigilo das informações e alinhar a conduta do pessoal.

Potencialização da competitividade

Todas as vantagens listadas anteriormente fazem com que a organização fique a frente dos seus concorrentes, já que ela entrega mais valor aos seus clientes em um menor espaço de tempo, além de melhorar sua experiência.

Como adotar o BPM em uma empresa?

O processo do BPM é cíclico e não tem um encerramento definitivo, o que significa que ele nunca é interrompido e a empresa deve se preparar para realizá-lo continuamente. Como também, BPM gera mudanças que interligam fluxos de informações, sistemas, pessoas, ativos e outros aspectos.

Por isso, é necessário que os administradores e colaboradores responsáveis pela implantação do BPM tomem certos cuidados para superar desafios e garantir que ela seja bem-sucedida. A seguir você confere as melhores práticas para alcançar esse objetivo.

Prepare a cultura organizacional

Geralmente os colaboradores, líderes e a alta direção estão acostumados a realizar os processos de uma forma singular. Normalmente eles não executam as tarefas da forma mais eficiente ou de acordo com as boas práticas do BPM.

Isso pode acabar fazendo com que eles tenham resistência para aplicação do BPM na rotina corporativa. Esse problema pode ser evitado com a implementação de uma cultura organizacional orientada para processos.

Foque no mapeamento

Normalmente as empresas dividem seus procedimentos de acordo com os setores, mas o BPM traz uma visão holística de cada função do negócio e tenta entender o objetivo final dos processos, independentemente das áreas que a executam.

Os responsáveis devem fazer o mapeamento das atividades para entender o funcionamento de forma bastante detalhada. Na prática, eles elaboram uma representação visual que agrega diferentes informações sobre cada operação, como os atores envolvidos, os eventos e os resultados proporcionados.

Há diferentes metodologias que podem ser usadas para fazer o mapeamento. Não há um mais vantajoso que o outro, mas o gestor deve saber qual se encaixa melhor nas características do negócio. Entre os principais deles estão:

• Fluxograma: as atividades dentro do processo são representadas por símbolos gráficos. Ele promove um melhor entendimento, podendo ser usado para aplicar procedimentos em reuniões com a equipe;
• Fluxograma Horizontal: trata-se de uma versão mais complexa do fluxograma. As etapas do processo são indicadas em um eixo horizontal enquanto os responsáveis em um eixo vertical;
• Mapofluxograma: combina um fluxograma com o leiaute de uma linha de produção. É Normalmente utilizado em procedimentos que exigem muitas movimentações de materiais e de estocagem de produtos;
• Unified Modeling Language (UML): Essa é uma linguagem usada para estruturar projetos de sistemas. Ela é expressa por meio de um diagrama composto por elementos gráficos;
• Business Process Model and Notation (BPMN): notação criada para padronizar a modelagem dos processos do negócio, ilustrando-os de forma precisa, simples e completa. Ela é feita a partir de ícones que simbolizam cada etapa do processo produtivo.

Padronize os processos

Após mapear as atividades, os administradores devem manejá-las para que elas se tornem mais eficientes, seguras e econômicas. Após, é necessário que o padrão seja conhecido e seguido pelos colaboradores com o objetivo de padronizar a forma de realizar as operações.

Saiba que um funcionário deve entender como funciona todo o fluxo produtivo, assim eles saberão como as tarefas se interligam, como são relevantes, quais resultados devem gerar, entre outras informações.

Essa padronização se aplica às diferentes abordagens dentro da empresa, seja no atendimento ao cliente, na elaboração de estratégias, na linha de produção etc. Além de mapear os processos, outras etapas que devem ser feitas para garantir a padronização são:

• Mostrar os benefícios propiciados às equipes;
• Documentar todos os processos e atividades para que seja de fácil entendimento;
• Realizar treinamentos para que o pessoal saiba como devem executar suas tarefas no campo prático;
• Monitorar constantemente os resultados proporcionados pelas mudanças no negócio.

Aperfeiçoe e otimize os procedimentos

Também pode ser chamada Business Process Improvement (BPI), a melhoria dos processos consiste na identificação e correção de problemas encontrados nas etapas anteriores. Assim, são colocadas em prática as ações que aumentarão o desempenho dos processos da organização.

Mensure o ciclo BPM

De forma geral, existem 6 fases que podem compor o ciclo BPM. Mas nem todas elas serão aplicadas em todos os projetos, sendo importante conhecer as características de cada empresa (como o nível de detalhamento dos processos). Por exemplo, há casos em que é preciso percorrer por todas as fases, enquanto outras organizações aproveitam apenas algumas delas.

Nesse caso, é importante contar com o suporte de uma empresa experiente para auxiliar na implementação do BPM na organização. Ela analisará suas demandas específicas, aplicará as fases necessárias e metodologias mais vantajosas.

As etapas ainda podem ser classificadas em As-Is (visão da situação atual) e To-Be (trazem como deve ser o processo futuro). Com isso em mente, entenda quais são elas:

• Planejar: realiza-se um diagnóstico que busca os principais problemas da empresa e definição dos métodos a serem utilizados no ciclo;
• Modelar: é feito o mapeamento dos procedimentos;
• Simular: processos são testados utilizando ferramentas de simulação para conferir se eles são executados conforme previsto;
• Executar: os novos processos são implementados na organização, institucionalizados e executados no campo prático;
• Monitorar: são aplicados indicadores-chave de desempenho (KPIs) para confirmar se os resultados desejados foram alcançados ou não;
• Melhorar: definem-se os aprimoramentos que serão aplicados nos procedimentos no futuro.

Quer implementar o BPM na sua empresa? Conte com a expertise de gestão de projetos da Actionsys!

Confie na Actionsys para realizar a implantação do BPM na sua empresa. A empresa disponibiliza um escritório de projetos — também conhecido como PMO ou Project Management Office — para formalizar a aprimorar a condução dos processos do negócio.

Em suma, essa é uma estrutura responsável por administrar de forma integrada os projetos da empresa, bem como prover os serviços e produtos aos projetos geridos. A Actionsys criou uma solução completa e integrada que une serviços especializados e sistemas para administrar seus projetos.

Com o PMO, você conseguirá alcançar todos os objetivos que podem ser proporcionados pelo BPM, como:

• Padronização de processos;
• Visão centralizada de todos os projetos;
• Priorização de projetos conforme seus objetivos estratégicos;
• Controle eficiente dos custos dos projetos;
• Garantia do cumprimento dos prazos;
• Melhora no planejamento e utilização de recursos;
• Desenvolvimento de equipes.

São analisadas as necessidades e a cultura da empresa para aplicar a metodologia mais adequada para o negócio. A Actionsys consegue realizar esse feito pelo fato de ter certificações nas principais metodologias de gestão de projetos, sejam elas tradicionais, ágeis ou outras.

Apesar da importância do BPM, muitas empresas negligenciam essa concepção e comprometem o seu futuro, já que pode reduzir sua competitividade no longo prazo. Com a ajuda de uma empresa especializada, você será capaz de implantar o BPM com sucesso e aproveitar de seus benefícios.

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