Implantação de sistemas: sua importância para as empresas!

O momento de implantação de sistemas é sempre uma preocupação para qualquer empresa, independentemente de seu tamanho. Pequenas e grandes companhias sofrem com esse processo, em especial por sua importância na rotina corporativa.

Por conta disso, o mais indicado é realizar um plano detalhado. Este será um roteiro com todos os passos deste projeto, tornando a implementação mais simples, rápida e calma.

Para entender melhor como funciona a implantação de sistemas, confira o texto abaixo. Nele, poderá compreender a importância desse conceito, bem como exemplos de alguns dos maiores desafios do processo.

A importância da implantação de sistemas

Muitas pessoas acreditam que organizar uma empresa com planilhas e documentos é mais fácil e prático. A grande verdade, porém, é que com o avanço tecnológico e o crescimento das empresas é necessário um sistema para organizar e estruturar processos dentro da companhia.

Visando um cenário de otimização de processos, uma empresa pode optar pela implantação de um novo sistema para adequar às necessidades da sua organização com melhorias focais em cada área, mirando em um aumento de lucro no final do processo.

Para isso, é muito importante dedicar muita atenção nessa etapa. Primeiro, é necessário possuir um bom conhecimento da nova tecnologia para justificar a troca para uma opção mais condizente com as operações da organização.

Segundo, é imprescindível pensar um planejamento de implantação de um novo sistema. Sendo que, um processo organizado trará conformidade e segurança para todos os setores da empresa.

Para isso, um plano de implantação de sistemas se faz extremamente importante. Sendo que, um processo organizado trará conformidade e segurança para todos os setores da empresa durante a aplicação de um novo software.

Além disso, uma implantação detalhada e com um bom planejamento garante tranquilidade para os colaboradores de toda a empresa. Portanto, a preocupação com o processo é válida, uma vez que trará grandes benefícios no futuro da companhia.

Entretanto, caso o processo de implantação não for bem conduzido, a adesão desse novo software pode se tornar complicada. Assim, pense sempre nos três pilares:

1. Pessoas: garanta que os colaboradores estejam receptivos e preparados para uma mudança de um novo sistema; 
2. Processos: faça um mapeamento e otimização dos processos antes da implementação para garantir que o novo software cristalize as tarefas para um funcionamento perfeito;
3. Tecnologia: fique atento se a tecnologia escolhida atende todas as necessidades do perfil da sua empresa.

Caso você não se atente nesses pontos, a tarefa de a sua companhia à nova realidade do sistema pode ser mais difícil do que se imagina. Podem encontrar algumas dificuldades como:

• Alienação da equipe em relação a nova tecnologia;
• Frustação e ineficiência em relação ao novo sistema
• Altos custos de operação;
• Dificuldades em garantir uma boa qualidade no atendimento ao cliente
• Confusão no processo de automatização.

Como é o processo de implantação de sistemas

A implantação de sistemas, como explicado, pode trazer consigo alguns problemas se não for organizada previamente. Para evitar que isso ocorra com sua empresa, o ideal é seguir o passo a passo desse processo.

Este roteiro poderia ter, tranquilamente, inúmeras etapas, mas simplificá-lo é a melhor forma de tirá-lo do papel. Assim, entende-se que são quatro os estágios principais que devem ser seguidos para um bom resultado.

Planejamento

Como em qualquer projeto, a implantação de sistemas se inicia no planejamento, etapa que define o desenvolvimento deste. É aqui que ficará claro o que deve ser feito, por quem e com qual prazo. Para isso, é importante se focar nos três aspectos fundamentais do processo, os quais permearão toda essa jornada.

• Pessoas: Ponto-chave desta atividade, devem estar engajadas e preparadas para realizar as tarefas necessárias;
• Processos: Diretamente afetados por essa transição, devem ser adaptados à nova realidade para garantir o sucesso da empreitada;
• Tecnologia: A parte que representa o sistema em si, além de outros softwares ou hardwares necessários para sua correta aplicação.

Fornecedor

Tão importante quanto decidir o sistema a ser implantado é escolher pelo fornecedor ideal. É ele, afinal, quem te auxiliará durante todo o projeto, garantindo a eficiência da solução e sua correta aplicação na empresa. Dessa forma, é parte importante do conceito, o qual merece a devida atenção, em especial no que diz respeito ao pós-compra.

Em geral, essa é uma etapa que deve contar com a presença de diversos departamentos da companhia. Essa união tem como objetivo destacar as necessidades de todos os setores, a fim de buscar por uma solução que atenda a todos os desafios da organização de maneira a solucioná-los por inteiro.

Implantação

Com os dois tópicos anteriores cumpridos, chega o momento de, enfim, iniciar a implantação do sistema. Essa costuma ser a etapa mais difícil de todo o projeto, bem como a mais importante.

Por conta disso, indica-se foco total nela, evitando que falhas sejam cometidas e acabem por prejudicar os resultados da solução. Com a ajuda do planejamento feito anteriormente, é possível passar por essa fase sem grandes problemas.

Para isso, é necessário garantir que todos da companhia saibam de suas tarefas e como realizá-las. Da mesma forma, o treinamento ocupa posição de destaque aqui, bem como o suporte de seu fornecedor.

Adaptação

Após a implantação do sistema, há um período conhecido como o de adaptação, o qual pode durar alguns meses. Este é o ponto em que a equipe e a organização na totalidade ainda estão se acostumando à nova solução.

É mais que natural que, durante esse tempo, haja dúvidas, pequenos problemas e confusões. Por conta disso, é importante se preparar para o período, tanto para auxiliar o time quanto para reverter possíveis situações negativas.

Com calma, treinamento adequado e uma liderança de destaque, é simples passar pela etapa sem grandes preocupações. Novamente, o apoio do fornecedor se mostra como um expressivo diferencial.

Os principais desafios da implantação de sistemas

Todo processo de implantação de sistemas traz consigo desafios, os quais podem ser previstos ou inesperados. Dessa forma, todos acabam ficando em total estado de atenção, se preparando para o pior a qualquer momento.

Para evitar essa tensão e se mostrar pronto, é interessante analisar alguns dos principais desafios e como eles podem influenciar na rotina da empresa.

Organização do cronograma

Para uma mudança tão importante como a implantação de sistemas, é preciso muita organização. Ela se faz necessária para garantir que todas as etapas do projeto sejam cumpridas e o resultado seja o esperado. Mais do que isso, é imprescindível evitar erros ao longo dessa caminhada.

Muito comumente empresas de todos os portes pulam esse passo por conta de pressa ou afobação. Na prática, o que se vê são falhas e mais falhas, que acabam por dificultar as tarefas de toda a equipe. Mais do que isso, elas se refletem também no faturamento da companhia e seu relacionamento com os clientes.

Capacitação dos colaboradores

Lidar com uma nova ferramenta não é fácil, em especial para aqueles que estão acostumados com a antiga. Além disso, é preciso adicionar nesta questão a familiaridade de seu time com a tecnologia. Dessa forma, é indicado separar um período específico apenas para a capacitação de seus colaboradores.

Novamente, a falta deste treinamento pode trazer diversos problemas à companhia. Ainda que uma etapa demorada, ela garantirá o correto compreendimento da solução por parte de sua equipe. Sem esse conhecimento, a fase de adaptação pode durar muito mais, atrasando todo o cronograma de implantação do sistema.

Manutenção e licenciamento

Aos que não trabalham no departamento de TI, é importante salientar alguns desafios ainda desconhecidos da implantação de sistemas. Alguns deles apresentam grande importância, mas, ainda assim, acabam sendo deixados de lado e impactando todo o projeto. A manutenção destes é um bom exemplo.

Como qualquer software, é preciso realizar as atualizações desses programas, evitando que se tornem defasados. Ao mesmo tempo, se faz necessário analisar constantemente o licenciamento destes que podem expirar. Se isso ocorrer, toda sua empresa pode parar por horas ou até dias, e tudo por uma falha simples de ser evitada.

Segurança e informação

Atualmente, o bem mais preciso que uma organização pode ter são seus dados. Não à toa, o interesse da grande maioria dos ciberataques está nas informações que a empresa possui. Estas podem ser a respeito de seus clientes, suas estratégias mercadológicas ou até segredos industriais.

Sabendo disso, é bom dedicar parte da implantação de sistemas à garantia de segurança deste importante material. Com este fim, o ideal é contar com fornecedores com experiência no assunto e possam assegurar que seus dados estarão a salvo. Este acaba sendo um pequeno investimento em comparação à importância que possui.

Escalabilidade e crescimento sustentável

O sonho de todos os gestores está em ver suas empresas crescendo e conquistando mais mercado, e por isso apostam na implantação de sistemas. Um ponto interessante a se analisar, porém, é se esse programa conseguirá suprir suas necessidades com esse crescimento. No mercado corporativo, esse conceito é conhecido como “escalabilidade”.

A ideia aqui é verificar se esse software conseguirá te atender com esse possível aumento em suas atividades e faturamento. Junto a essa evolução vem consigo diversos fatores, os quais precisam ser atendidos para um crescimento saudável. Exemplos são o maior volume de pedidos, notas fiscais, funcionários e tantos outros fatores.

Fornecedores e parceiros

Por fim, é preciso destacar que um dos maiores desafios desse projeto é encontrar bons fornecedores. Em geral, essas são empresas parceiras que te auxiliarão durante toda a jornada, garantindo a eficiência do processo. Sem elas, afinal, dificilmente você alcançará os mesmos resultados ao mesmo tempo.

Encontrar por esses parceiros, porém, não é simples. Boas dicas nesse momento são se reunir com alguns deles e compreender sua atuação no mercado. Busque sempre por organizações que sejam éticas e apresentem conhecimento e experiência para te ajudar em qualquer situação. Aqui, o foco não está no valor, mas sim no custo-benefício.

Conte com um parceiro para o planejamento da implantação de sistemas

Sem dúvida alguma, o planejamento é de extrema importância para a implantação de sistemas. Ainda assim, diversas empresas pulam essa etapa, e acabam com sistemas ERP que não cumprem com o que prometem, ou ainda não sabem nem como utilizá-los. Por isso, o mais indicado é contar com parceiros especializados para colher os melhores resultados.

A Actionsys é uma empresa que está há mais de 13 anos no mercado, oferecendo soluções para os mais diversos setores. Você pode se beneficiar com plataformas completas, que o auxiliarão a implementar novas tecnologias e incentivar seu crescimento sustentável. Isso, é claro, te ajudando durante todo o processo.

Além disso, é especialista no ERP JD Edwards, da gigante Oracle. Assim, oferece tecnologia e experiência no desenvolvimento de soluções sob medida e/ou customizadas no ERP JDE. Dessa forma, apresenta qualidade e respeito para te ajudar nos mais diversos projetos, independentemente da área em que se encontra. 

Ficou interessado? Entre em contato com um especialista da Actionsys para mais informações.