O papel do compliance no processo de implementação de sistemas

Há mais de um século que empresas de diversos setores passaram a adotar programas de Compliance. No entanto, o que se entendia por Compliance no século XX não é mais suficiente quando falamos no assunto atualmente.

Isso porque, o conceito se expandiu conforme o avanço da sociedade, e hoje é algo essencial para qualquer empresa que busca crescer. Nesse conteúdo, explicaremos o que é compliance, os benefícios de implementar o compliance na sua gestão empresarial e a importância de contar com um sistema que já adota regras de compliance fiscal e gerencial. 

Se você busca uma solução completa para a sua empresa, por dentro das normas e boas práticas, e quer melhorar ainda mais as práticas de gestão, continue conosco.

Esse conteúdo é perfeito para você!

Afinal, o que é o compliance?

O termo compliance foi introduzido pelo ordenamento jurídico. Originado do inglês, “to comply”, que significa obediência e cumprimento com as regras. De forma geral, consiste na adequação às normas e à legislação.

Esse significado ainda vale no caso de setores como o de Compliance Trabalhista, Compliance Tributário e outros relacionados ao Direito.

Porém, com a evolução da sociedade e a melhoria nos sistemas de gestão, bem como com a promulgação da Lei Anticorrupção, o conceito se expandiu e as práticas de compliance não mais se limitam a contar com o auxílio de um profissional jurídico para adequação legislativa. 

Assim, além de pressupor o cumprimento às normas, ele também abrange a adoção de boas políticas e práticas dentro de uma corporação, cuidando para que haja observância não só de regras externas, mas também internas. 

Por que implementar o compliance?

De forma ampla, empresas que adotam bons programas de compliance em geral contam com maior transparência nas relações corporativas internas e externas. Isso também favorece muito a questão da governança corporativa. 

Além disso, um programa de compliance tem benefícios preventivos, visto que protege as ações empresariais, uma vez que garante que tudo esteja nos ditames da lei e das normas corporativas. Dessa forma, sua empresa reduz significativamente os gastos com conflitos no Judiciário. 

Isso também protege sua empresa de problemas como fraudes e ações maliciosas de terceiros. Com isso, penalidades legais são reduzidas consideravelmente, bem como há a redução do risco de infrações que caiam no conhecimento popular, o que pode causar malefícios à imagem e reputação da empresa.

Nesse sentido, a adoção de uma sólida política de compliance contribui para o aumento da credibilidade e reputação da empresa, tanto perante clientes, quanto perante os próprios colaboradores internos. 

A maior confiança na empresa impacta diretamente em:

1. Resultados e captação de clientes;
2. Produtividade e qualidade na prestação dos serviços por parte dos colaboradores.

Portanto, implementar um programa de compliance na sua empresa contribui significativamente com os seus resultados e desempenho ao longo do tempo.

O compliance da implantação de sistemas

A implantação de compliance em sistemas de gestão auxilia a regularizar todo o processamento dos dados nos conformes com as regras internas da empresa e com a legislação.

Dessa forma, as metodologias de compliance podem beneficiar muito um processo de implantação de sistemas. Elencamos e explicamos a seguir alguns momentos em que o compliance teve uma participação impactante na implantação de sistemas em uma empresa. Veja:

Configuração de cenários necessários de legislações locais

Ao implementar um novo sistema em uma empresa, deve-se lidar com várias mudanças e adaptações. No entanto, esse processo, quando aliado ao compliance, permite a configuração e previsão de vários cenários envolvendo legislações locais. 

Assim, toda a implantação é feita já na conformidade com a lei, assegurando que não haverá conflitos judiciários futuros.

Definição de relacionamento entre empresas;

O compliance também aborda a questão das normas de boas práticas e auxilia no alinhamento na forma como será feito o relacionamento entre empresas.

Isso facilita eventuais processos de integração de departamentos, ou mesmo de vários setores dentro de uma corporação.

Compliance Fiscal

Uma das vertentes mais valorizadas do compliance é o compliance fiscal. Nesse sentido, tal aspecto permite a garantia de que a empresa está em conformidade com todas as obrigações e regulamentações fiscais. Em relação à implantação de sistemas, isso pressupõe:

• A geração de arquivos digitais de obrigações fiscais;
• Automação de processos fiscais;
• Geração de arquivos digitais de obrigações fiscais;
• O monitoramento das entregas e obrigações fiscais.

Integridade e segurança das informações do sistema

Atualmente, todo e qualquer sistema digital que tenha alguma conexão está sujeito a riscos de invasões e falhas de segurança. Há um aumento constante no número de malwares e vírus que podem prejudicar um sistema, além disso a busca por dados cresceu.

Assim, é importante assegurar a segurança de dados e informações armazenados em um sistema. Não só porque é relevante para a confiança dos clientes e da população na empresa, mas também para não sofrer penalidades previstas na Lei Geral de Proteção de Dados.

Assim, o estabelecimento de normas de compliance permite garantir que o manuseio, a coleta e o armazenamento de dados estejam de acordo com a LGPD, aumentando a proteção à sua empresa, aos seus clientes e colaboradores. 

Solução JDE: como otimizar a ferramenta para garantir seu compliance!

Ao discutirmos a localização Brasil, é preciso entender que esse é um mundo à parte, uma vez que o cenário fiscal, tributário e legislativo brasileiro é muito caótico. Com suas diversas particularidades e variações, torna-se praticamente impossível que um ERP internacional, como o JDE, consiga atender 100% das suas demandas e ainda garantir o compliance.

Apesar do JD Edwards permitir uma gestão fiscal e contábil mais eficiente dentro das empresas, seu sistema operacional não foi desenhado para a realidade de muitos países, como por exemplo, a do Brasil.

Pensado em adequar a ferramenta para estar em compliance com as obrigações da legislação brasileira, o time de especialistas da Actionsys indicam as melhores práticas para incorporar esses sistema global à realidade nacional.

Sendo assim, atuamos no papel de intermediadores entre as equipes locais e seus parceiros internacionais de implementação. Dessa forma, garantimos o compliance dos processos adotados no Brasil com as devidas adequações de diferentes localizações.

Está em busca de otimizar seu sistema para que ele esteja adepto ao compliance fiscal brasileiro? Então, entre em contato com um especialista Actionsys e agende agora mesmo uma reunião para compreender melhor o nosso processo!