DANFE x Arquivo XML: entenda a diferença!
Com a digitalização da Nota Fiscal, é comum que muitas pessoas sintam dúvidas sobre quais documentos devem ser emitidos na compra e venda de produtos ou serviços. Esse é um questionamento ainda mais comum em quem começou o seu próprio negócio há pouco tempo.
Por isso, é sempre muito importante ter todos os cuidados para emitir os documentos necessários, bem como armazená-los pelo período indicado pela Receita Federal.
A Nota Fiscal Eletrônica, os arquivos XML e o DANFE são parte de um conjunto de documentos que precisam ser emitidos e administrados cuidadosamente.
Se você tem dúvidas sobre o que é cada um e quais são suas diferenças, confira nossas dicas a seguir.
O que são as NF-e?
Até 2005, a emissão de Nota Fiscal era realizada de um jeito arcaico:
Foi quando o Governo Federal instituiu a Nota Fiscal Eletrônica como opção para facilitar todo esse processo. A partir disso, a digitalização facilitou a emissão, o armazenamento e a prestação de contas durante possíveis fiscalizações do FISCO.
Como funciona a Nota Fiscal Eletrônica?
A Nota Fiscal Eletrônica é emitida através de um sistema conectado à Receita Federal, em formato XML, e disponibiliza informações gerais sobre as características do produto/serviço e dados sobre as partes que negociaram – empresa vendedora e consumidor.
A Nota Fiscal Eletrônica é fundamental para determinar a propriedade de produtos ou serviços, bem como atestar ao consumidor o direito de reclamar durante o prazo de garantia.
Para as empresas, além do controle interno de vendas, a Nota Fiscal Eletrônica é importantíssima para prestar contas com órgãos públicos – especialmente em situações de fiscalização.
Arquivo XML e sua função!
A Nota Fiscal Eletrônica é caracterizada pela emissão de um arquivo XML. Esse arquivo é o padrão que disponibiliza as principais informações sobre a venda/compra/cessão de uso do produto ou serviço.
Resumindo, o arquivo XML é a própria Nota Fiscal de fato. Por isso, quando há fiscalizações, o arquivo XML é o documento apresentado. Entretanto, para acessar o arquivo XML é preciso um leitor específico para o formato.
O acesso ao arquivo XML também pode ser realizado por meio de 44 caracteres descritos no DANFE, que acompanha o produto.
Então, o que é o DANFE?
O DANFE é um resumo simples da Nota Fiscal e deve sempre acompanhar o produto no momento da entrega. A principal função dele é facilitar a conferência das informações durante o transporte e entrega.
Na descrição do DANFE estão informações sobre produto ou serviço vendido. Entre seus benefícios estão:
- Utilização do documento para identificar as cargas durante o transporte;
- Empregado pelo consumidor para troca/manutenção de produtos no prazo de garantia.
Entretanto, como não o DANFE não é considerado um documento fiscal, ele não precisa ser arquivado.Entre as informações que esse documento traz, está a chave de acesso composta de 44 números que permite conexão digital à Nota Fiscal.
O processo da emissão de NF-e, XML e DANFE
Já deu para perceber que cada um desses documentos tem uma função específica na venda de um produto.
Mas, além de entender essas funções, é importante saber como se dá a emissão desses documentos. Isso porque, exceto MEI, qualquer empresa tem a obrigação de oferecer e administrar a Nota Fiscal eletrônica com seu arquivo XML e o DANFE.
Como é a impressão da Nota Fiscal Eletrônica
Para gerar uma Nota Fiscal Eletrônica, é necessário contar com um software emissor autorizado pelo SEFAZ.
Depois de emitir a Nota com todos os dados do emissor e receptor, é necessário gerar o DANFE para acompanhar a mercadoria durante todo o processo de transporte.
Seguinte ao DANFE, será necessário também emitir o arquivo XML da Nota Fiscal. Além do armazenamento por parte da empresa, esse documento deve ser enviado ao consumidor logo após a formalização da compra.
Como é o passo a passo para emitir Nota Fiscal Eletrônica, XML e DANFE?
De maneira geral, é assim que funciona o processo de emissão desses documentos:
- A empresa gera um arquivo eletrônico que descreve a operação, bem como as características do produto ou serviço;
- Esse arquivo é validado por assinatura digital que garante a autenticidade dos dados;
- Esse mesmo arquivo é enviado eletronicamente à Secretaria da Fazenda Estadual (SEFAZ) na qual a empresa está inscrita para ser pré-validado;
- A SEFAZ retorna à empresa um protocolo de recebimento;
- E assim o XML é validado, permitindo a impressão do DANFE.
Gerencie suas NF-e, XML e DANFE com um sistema de recebimento eletrônico
Um sistema de recebimento eletrônico é fundamental para gerenciar as Notas Fiscais eletrônicas e seus arquivos, seja para fins de organização do negócio ou para fins de fiscalização junto à Receita Federal.
Integrado à gestão, esse tipo de sistema permite o envio e a localização de notas de maneira rápida, segura e inteligente. Gerando assim, uma otimização no fluxo de vendas e contas a receber.
Além disso, esse tipo de sistema envia automaticamente as notas aos clientes, reduzindo preocupações sobre como está o processo de emissão de documentos fiscais em sua empresa.
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