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Dicas para você definir o recebimento de mercadorias

O recebimento de mercadorias, por ser uma atividade essencial em muitos negócios, exige controle e análises para manter o processo em continuidade, sem sofrer multas, atrasos, entre outros problemas. O grande fato é que a falta de planejamento no recebimento acaba influenciando diretamente o rendimento dessa atividade.

Desta forma, o que as empresas precisam fazer é tornar o processo de recebimento de mercadorias mais eficiente e eficaz, com métodos que já existem.

Alguns dos fatores que influenciam negativamente o recebimento são:

• Falta de nomeação correta do pedido: visto que muitas empresas tem um grande volume de compra, para evitar a perda de tempo na procura do pedido correto (durante o processo de verificação, por exemplo) deve-se nomear e facilitar o encontro deste, evitando assim atrasos no recebimento e/ou associação incorreta do pedido.

• Divergência de tributação nas notas fiscais: As divergências nas regras tributárias que devem ser apresentadas nas notas fiscais, são um dos motivos que mais causam dores de cabeça. Neste caso, o principal problema é causado pela não conferência da nota, antes do seu lançamento. Esse processo prévio de conferência é extremamente importante, já que além de multas, existe também a possibilidade de serem cobrados mais impostos do que o devido.

• Não leitura da nota fiscal: não conferir informações como razão social, inscrição estadual, endereço, natureza, operação e vencimento da nota em si, causam divergência de informação na emissão das obrigações ao Fisco, por exemplo, entre outras diversas situações.

O que é essencial para o negócio:

• Identificar o recebimento de mercadorias por meio de pedidos realizados, produtos físicos e notas emitidas;

• Garantir a organização das mercadorias, separando-as para verificação. É necessário também criar um acordo com o (s) fornecedor (es), visto que há a possibilidade de devoluções, para que prazos, custos, entre outros detalhes sejam previamente pensados e combinados;

• Controle de devolução: esse controle possibilitará a análise de causa da devolução e oportunidade de verificação de melhoria;

• Alimentação de informações, que podem identificar veículo e responsável pela entrega, informações gerais sobre a mercadoria, etc.;

• Atentar-se ao monitoramento de portaria, agendamentos de recebimentos, integração das regras tributárias com o sistema ou método de controle, conferência de produtos e controle do recebimento da nota fiscal, pois essas atividades são essenciais para que o processo ocorra da melhor maneira possível.

O que deve ser feito para dar eficácia ao seu negócio é:

Modernizar o seu negócio: Conflito entre atividade manual com pensamento em produtividade, mas a realidade é muito complexa quando a atividade exige poucos erros e muita produtividade e é feita manualmente. Ou seja, realizar atividades de maneira automatizada garante mais eficácia, exatidão de dados, diminuindo assim a margem de erro além de fortalecer a imagem da empresa perante o mercado.

Conflito entre atividade básica de organização com inovação tomando como referência o jargão de mercado.
Por: Leila Santos, co-founder Actionsys

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